PERSPECTIVAS DE LA BIBLIOGRAFÍA DEL PROTOCOLO

La sociedad humana ha sufrido una evolución muy grande desde los albores de su nacimiento. El ser humano ha estudiado y adaptado el mundo que le rodea con el fin de sobrevivir y conquistar cuotas altas en términos de calidad de vida. Pero para nos hemos tenido que dotar de una forma de investigación denominada método científico y cuyo concepto ha ido evolucionando a lo largo de la historia. Esta es, sin duda, la forma en que obtenemos conocimiento en la actualidad y es la única manera en que conseguimos obtenerlo de forma objetiva y con validez universal.

El protocolo, para desgracia de las personas que nos dedicamos a él y lo investigamos, tiene muy poco desarrollada la literatura de carácter científico. Desde el principio de los tiempos aquellos que lo han ejercido no han necesitado registrarlo o estudiarlo, puesto que su conocimiento es algo basado en los usos, costumbres y legislación, por consiguiente, es algo que se transmite de persona a persona. Aunque, por otro lado, esta situación que estamos describiendo tiene una parte positiva, que no es otra que tengamos muy desarrollada la literatura de tipo profesional o pragmática. Es decir, personas que ejercen la profesión y que escriben sobre ella. El problema que tiene esta aproximación es que cada autor, en función de la rama de conocimientos de la que proviene -derecho, comunicación, etc.- y del sector en el que ejerce el protocolo -oficial, corporativo o social- ve la disciplina de una u otra manera. Por tanto, ve y describe su parcela de la realidad protocolar. Por tanto, en ausencia de la aplicación de un método científico que le dé objetividad y universalidad a su aproximación, es una visión particular y «sesgada» que no se puede tomar como una verdad absoluta (Delmás Martín, 2021, p. 2865).

Esta última perspectiva sobre la realidad de la literatura existente del protocolo, ya la describía perfectamente  Álvarez Rodríguez (2008, p. 162) en una investigación científica que realizó sobre la bibliografía de la materia. Concluyó que ésta, tenía un marcado carácter pragmático y que estaba tratando de acercase a la parte más académica. Analizando la trayectoria en su conjunto llegó a la conclusión de que, en España, se habían generado cuatro escuelas, corrientes u aproximaciones distintas en las que se puede unificar la literatura de tipo profesional sobre protocolo: la escuela diplomática, la escuela histórica, la escuela jurídica y la escuela comunicológica.

La primera de ellas es la perspectiva diplomática. El autor considerado como el padre de la misma es José Antonio de Urbina. Licenciado en derecho ejerció durante muchos años en la carrera diplomática, por tanto, no cuesta imaginarnos porque él fue quien consideraba el protocolo como una herramienta para el entendimiento entre naciones. 

En segundo lugar, tenemos la corriente jurídica y, como su propio nombre indica, centra el estudio del protocolo principalmente a través de las leyes, normas y reglas que se han aprobado en el transcurso de los tiempos. Si lo pensamos bien tiene su sentido, puesto que los profesionales de esta materia partimos de ellas como base de nuestro trabajo y son la esencia de la ciencia del protocolo. Caló muy rápidamente en los profesionales de la época y es lo que ha llevado a que muchos profesionales y estudiosos de la materia actualmente consideren que solo es protocolo aquello que proviene de la esfera oficial -del derecho-, puesto que proviene principalmente de la legislación vigente. Desde mi perspectiva personal, y tras haber estudiado la literatura científica, este punto de vista es parcial y no nos permite tener una visión holística del protocolo. El autor más representativo de esta corriente jurídica es Francisco López-Nieto.

Seguidamente, la tercera corriente es la histórica. Ésta centra su estudio básicamente desde la narración de las tradiciones, costumbres y usos sociales que a lo largo de la historia se han ido sucediendo. Hace aportaciones muy importantes también igual que las anteriores. Consideramos como el autor más destacado de esta corriente a la Felio A. Vilarrubias.

Por último, tenemos la perspectiva comunicativa. Ésta es la que ha impulsado en gran medida el protocolo. Al considerarlo como una herramienta de comunicación para organizaciones públicas y privadas, y generador de reputación e imagen de marca, ha iniciado su estudio en las áreas de ciencias de la comunicación con el fin de poder obtener el mayor partido y beneficio posible de ella. Es una de las más populares hoy en día y la que cuenta con más seguidores y estudiosos.

Finalmente, respecto a las escuelas, cabe hacer dos aclaraciones que hace la autora, y que desde mi estudio de la materia refuto: la primera de ellas es que, a pesar de que las diferentes escuelas se han ido sucediendo en el tiempo, ninguna de ellas ha anulado las anteriores. Todas ellas se consideran con vigencia y aportan una visión a la disciplina. Por otro lado, se desprende una conclusión muy clara, y es que ninguna de todas estas ramas de estudio del protocolo por separado es capaz de dar solución a las necesidades de la disciplina actualmente. Sin embargo, todas juntas nos aportan más significado.

Por consiguiente, para poder entender el protocolo en su plenitud hemos de verlo desde la perspectiva diplomática, histórica, jurídica y comunicológica, pero también desde la sociología, la antropología y otras disciplinas que le aportan (Bernad Monferrer, Rubio Calero, & Delmás Martín, 2021, p. 2758). Nuestra disciplina es como un prisma con muchas caras y solo contemplándolo desde todas lo entenderemos completamente y seremos capaz de desarrollar la ciencia del protocolo.

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BIBLIOGRAFÍA CIENTÍFICA

Álvarez Rodríguez, M. L. (2008). Nociones de protocolo desde la bibliografía de sus autoridades. Revista Latina de Comunicación Social, (63), 165-173. https://doi.org/10.4185/RLCS-63-2008-760c-165-173

Bernad Monferrer, E., Rubio Calero, D., & Delmás Martín, D. (2021). Protocolo: dispersión de su conocimiento en otros campos. En La comunicación a la vanguardia. Tendencias, métodos y perspectivas. (pp. 2737-2759). Madrid: Editorial Fragua.

Delmás Martín, D. (2021). Una experiencia en análisis de contenido de definiciones de protocolo propuestas por profesionales del sector. En La comunicación a la vanguardia. Tendencias, métodos y perspectivas. (pp. 2846-2869). Madrid: Editorial Fragua.

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Redactado por Daniel DELMÁS, Profesional de eventos, protocolo y escritor de Protocoltoday Magazine. 

20 de Septiembre 2021, Países Bajos

Categoría: Protocolo de Negocios

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LA “INCONVENIENCIA” DE LA EMPATÍA

La “empatía” es la extraordinaria capacidad de entender los pensamientos y emociones ajenas; es decir, de ponerse en el lugar de las demás y compartir sus sentimientos. No es necesario pasar por iguales vivencias para interpretar a quienes nos rodean. Es una herramienta orientada a intuir la innumerable y compleja diversidad humana.

La severa e indudable crisis existencial demanda formar una comunidad de seres empáticos, hábiles para respetar y aceptar al prójimo. Las personas empáticas son las que mejor leen a su semejante. Son aptas para captar información a partir del lenguaje no verbal, las palabras, el tono de su voz, la postura, la expresión facial, etc. y pueden saber lo que acontece dentro de ellas.

Esta empieza a ampliarse en la infancia: los padres resguardan las expectativas afectivas de los hijos y les enseñan a expresar los propios sentimientos y descubrir al entorno. La “empatía” es un potencial: por lo tanto, todos estamos en condiciones de impulsar su crecimiento y elevar nuestra calidad de vida con su aplicación. 

Asimismo, posibilita forjar una óptima convivencia y tolerancia en momentos en los que el individualismo y la apatía dificultan la relación humana. Hace factible el desarrollo de la solidaridad y, en consecuencia, motiva prácticas en favor del bien común. Una comunidad de hombres y mujeres empáticos revelará alto grado de sensibilidad, compromiso y emoción social.

Desde mi punto de vista, está enlazada con la “Inteligencia Interpersonal”, una de las ocho intelectualidades registradas por el renombrado profesor, investigador y psicólogo norteamericano Howard Gardner en su reveladora Teoría de las Inteligencias Múltiples que lo hizo merecer el premio Princesa de Asturias de Ciencias Sociales (España, 2011).

Ésta permite distinguir los contrastes en los estados de ánimo, temperamento, motivaciones e intenciones, hace posible advertir los propósitos y deseos ajenos, aunque se hayan ocultado. También, trabajar con gente, asistir al prójimo para identificar dilemas y promueve la mutua interacción. Su incremento convierte al sujeto empático, refuerza un sobresaliente vínculo colectivo y faculta enfrentar las presiones, adversidades y contrariedades cotidianas.

La “empatía” facilitará resolver ilimitados conflictos en un medio abarrotado de egoísmos y mezquindades de variada índole. Su asimilación significaría renunciar a habituales niveles de indiferencia y, especialmente, salir de nuestra zona de confort para mirar al semejante con un talante comprensivo, libre de reproches y sentencias. De allí que, exige un cambio en nuestra manera de vernos a nosotros mismos y a los otros.

Su incorporación obligaría a asumir una postura flexible y ceder frente a situaciones en las que creemos ser “dueños de la verdad”. Generaría una sensación de aparente debilidad o falta de autoridad, según sea el caso. La “empatía” conlleva un proceso de comprensión, aceptación, reflexión y tolerancia.

En ocasiones al jefe de familia le es incompatible: aprendería a escuchar a sus hijos y admitiría que no siempre tiene la razón; sería autocrítico de sus reacciones autoritarias, prepotentes y negativas. Se vería obligado a emplear su intelecto emocional en reemplazo de su tradicional afrenta.

Para el encumbrado funcionario de una empresa exhibir un proceder empático sería perjudicial, en la medida en que reconocería las injustas condiciones laborales de sus subordinados, las arbitrariedades suscitadas a diario, el sentimiento de frustración existente y el funesto clima organizacional en desmedro de la productividad y fidelidad de sus colaboradores.

Análogo inconveniente encontrarían los empleados públicos, expertos en sórdidas maniobras y conductas temerosas, que dan la espalda a las necesidades del ciudadano y muestran una actuación propia de felones duchos en sombríos comportamientos con tal de asegurar su supervivencia en el aparato estatal. 

A un mortal curtido en celar a su pareja, sin importarle la alteración del estado anímico de la otra persona, ser empático significaría renunciar a tan infantil, posesivo e inmaduro proceder que muchos creen común para disimular su ausencia de seguridad y amor propio.

Lo mismo acontece con los individuos aficionados a la impuntualidad, ansiosos por jugar con su celular en la mesa en reuniones familiares o amicales, acostumbrados a efectuar preguntas impertinentes y, al mismo tiempo, hacer gala de deficientes modales, deteriorada higiene e imagen personal y gestos hostiles. Si tuvieran una simbólica dosis de “empatía” percibirían el malestar que suscitan a su alrededor con tan deplorable actuación.

Amigo lector: por un instante pensemos cómo sería su existencia y la de nuestros iguales si incluimos la “empatía” en nuestra agenda de vida y logramos convertirla en una cualidad inherente en el quehacer profesional, familiar y social. Estoy convencido que serían largamente superados los álgidos problemas que deterioran y colisionan el trato humano. Es un asunto impostergable al que debemos avocarnos a fin de generar una toma de conciencia encaminada a cambiar nuestro proceder.

Concluyo este aporte evocando las sabias palabras del médico y psiquiatra austriaco Alfred W. Adler: “Mira con los ojos de otro, escucha con los ojos de otro y siente con el corazón de otro”. Recuerde: está en nuestras manos alcanzar una supervivencia armoniosa, respetuosa y afable. http://wperezruiz.blogspot.com/

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Redactado por: Wilfredo PÉREZ RUIZ, Docente, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen profesional y etiqueta, y escritor de ProtocolToday. 

19 de Septiembre 2021, Perú

Categoría: Ética de negocios

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EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Hoy en día todas las empresas buscan ese elemento diferenciador de sus competidores para de esta manera mejorar su imagen corporativa ante los diferentes grupos de interés o stakeholders.

 Las compañías invierten en I+D+i (Investigación + Desarrollo e innovación) para la mejora constante del producto, pero un plus al servicio, sería el protocolo como un elemento diferenciador, por lo que se explicara, como esta herramienta puede mejorar la imagen corporativa.

Dentro de la comunicación corporativa todo comunica y la imagen que proyectamos como empresa también. Por ello surge la pregunta ¿Qué es la imagen corporativa?

La imagen corporativa es lo que la empresa dice + lo que la empresa hace, esto es la imagen.

Tener una imagen positiva ayuda en:

  • Obtener el respeto y aceptación del público.
  • Potenciar la imagen de la marca.

¿Cómo puede ayudar el Protocolo Empresarial a nuestra imagen corporativa?

Para poder responder a esta pregunta es importante saber algunos conceptos claves.

El protocolo es el conjunto de normas establecidas por ley o tradición, usos y costumbres para la realización de un determinado acto oficial y actos no oficiales. Dentro del protocolo podemos encontrar el protocolo oficial, protocolo militar, protocolo religioso, protocolo universitario, protocolo deportivo entre otros, pero también existe el protocolo empresarial y es aquel que se desarrolla dentro de las corporaciones. Por lo que el protocolo no solo se enmarca dentro de lo palatino (propio de los palacios) si no que puede ser una herramienta diferencial de la imagen corporativa. Es importante entonces entender que esta disciplina es una herramienta más en la comunicación al servicio de la empresa.

El buen protocolo transmite mensajes y demuestra hacia afuera que internamente la empresa o casa está en orden. Por lo que el protocolo en el ámbito empresarial se ha vuelto una necesidad. Es una herramienta para llegar a la excelencia.

Protocolo en la empresa es:

  • La cortesía;
  • El cuidado por la imagen de la empresa y su personal;
  • Los discursos;
  • Diseño de espacios y escenarios en eventos y reuniones;
  • Cuidado de los invitados;
  • Organización de eventos de manera integral;

 Es importante desarrollar un manual interno de protocolo, el cual incluya normas y recomendaciones, para la elaboración de actos, así como aspectos de carácter más social, tales como la imagen personal.

En los actos de la empresa es importante protocolizar los eventos para de esta manera dar un realce a la imagen corporativa y verlo como un elemento diferenciador en la comunicación corporativa. Los eventos que se pueden organizar, son eventos corporativos (reuniones de trabajo, firma de convenios, junta general de accionistas, entrega de premios), así también  los  eventos comerciales (ferias, congresos, presentaciones) , otros eventos (colocación de la primera piedra, visita de obra, inauguraciones y descubrimiento de placas conmemorativas); eventos externos, con repercusión social organizado regularmente por terceros ( patrocinio de actos) con lo que se potencia la imagen de la empresa.

Los actos bien gestionados, ayudaran a potenciar la imagen de la empresa.

 Las partes del acto protocolario en eventos de empresa son los siguientes:

  • Símbolos corporativos, como el logo de la empresa el cual deberá estar presente en la bandera institucional, que llevará los colores de la empresa, las invitaciones, banner publicitario del acto, etc. Hay que resaltar que el logo de la empresa debe estar en los puntos de fotografía como la mesa de presidencia.
  • El anfitrión y la Presidencia, el anfitrión es la persona que motiva el acto, tiene gran responsabilidad en la toma de decisiones. Es la imagen y representa a la empresa en el acto.
  • Los invitados, se tiene que establecer una lista de invitados, con su respectivo tratamiento. Se tiene que ordenar a esos invitados (autoridades, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, clientes, patrocinadores, invitados generales y los consortes)
  • La recepción de invitados, definir quien recibe, desde donde recibe.
  • Las precedencias y tratamientos.
  • Sala VIP, es una zona exclusiva, un área cómoda, con baño privado, bebidas y comidas. Es una sala de espera hasta que comience el evento.
  • Los discursos, cuentan con una formula particular para cada tipo de evento, por lo que el jefe del gabinete de protocolo será el que de la pauta.
  • Accesos y seguridad del evento.
  • Acreditaciones.
  • Los regalos institucionales o los regalos corporativos, ayudan a generar buenas relaciones institucionales y van de la mano con la cortesía que se ve impresa en estos detalles, los cuales irán alineados a la política de la empresa y detallados en un catálogo de regalos corporativos, el cual tendrá niveles para los diferentes públicos (socios, proveedores, visitantes, etc.), esto nos ayudar a saber que regalar y cuando regalar.
  • El libro de honor, es un libro cuyo fin es que todas las personalidades e invitados de honor, que asisten a los actos organizados por la compañía puedan firmarlo. Confeccionado de un material que lo realce y adorne con una portada en relieve de plata por ejemplo y debe contar con el logo de la empresa.
  • La despida en los actos también tiene un protocolo a seguir, siendo la autoridad más importante la que abandona primero el acto y será acompañado por quien lo recibió de parte de la compañía, generando una sensación en el visitante de haber sido atendido en todo momento, tanto en llegada como en la despedida.

Finalmente es bueno realizar una medición del impacto y resultados. Se tienen que organizar eventos a medida, siendo creativos impactantes y con contenido, generando un recuerdo memorable.

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Redactado por: Jorge PRADO, Máster en relaciones públicas, eventos y protocolo, experto en comunicación corporativa. 

19 de Septiembre 2021, PERU

Categoría: Protocolo

Referencia: JP190921PE

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NETIQUETA EN EL MUNDO CORPORATIVO

Para todos, el teléfono móvil se ha convertido en una herramienta indispensable. Los ejecutivos, y la gente en el mundo de los negocios, no es un grupo de excepción.  Por el contrario, usan esta herramienta para efectivizar el trabajo y los contactos de manera mucho más práctica de lo que hubiéramos imaginado hace 20 años atrás.

Precisamente por la importancia de su uso a nivel empresarial, se deben observar con mayor cuidado algunas normas planteadas en la rama de la NETiqueta para darle un uso adecuado sin perjudicar a nuestra proyección personal. 

A continuación, algunas normas ya conocidas y otras sugerencias que pueden ser de utilidad para pulir la imagen profesional:

  • La regla de oro en el mundo de las redes: “Los valores que mostramos en nuestra vida personal y laboral, deben trascender con más fuerza en nuestra vida en línea”.  El respeto, la empatía y otros valores como la honestidad, la transparencia, la consideración, etc., son la base bajo el principio de tratar a los demás, como nos gustaría ser tratados.
  • Modulemos nuestro tono de voz al hablar por el teléfono celular. Inclusive en medio de una fiesta muy ruidosa, no necesitamos gritar ya que los nuevos teléfonos celulares están equipados con potentes filtros que neutralizan ruidos de fondo y ayudan a que nuestra voz pueda ser oída por nuestro interlocutor, con relativa claridad. En todos los lugares públicos la moderación del volumen al hablar, es importante. Si la persona al otro lado de la línea no nos oye y nos vemos obligados a elevar nuestra voz, lo adecuado será cubrir nuestra boca con la mano para minimizar la resonancia.
  • Usemos el buen juicio con los tonos de llamada y de notificación considerando las circunstancias en las que nos vayamos a desenvolver.  Es un detalle que podría marcar la diferencia en la imagen que queremos transmitir.   Como otro acto de cortesía, evitemos fijar varios minutos de tono. Cuando la mejor melodía del mundo empiece a sonar, tengamos en cuenta que no es motivo de entretenimiento para los que están alrededor. Si somos ejecutiv@s o personas de negocios, evitemos los largos tonos de llamada estridentes que puedan resultar molestos. 
  • Seamos prudentes con las horas de llamada e inclusive mensajes.  Se aplican las reglas de Etiqueta tradicionales para el teléfono fijo desde hace muchas décadas atrás.  Debemos ser considerados con los horarios de nuestros interlocutores. No antes de las 07:30 de la mañana, en horas de comida y siesta, ni después de horas 22:00.  El ver a la persona “conectada” no quiere decir que está disponible y obligada a atendernos.
  • Cuando realizamos una llamada, luego de un rápido saludo de rigor, nuestra primera frase debe ser la pregunta: ¿Puede (s) hablar? Ya que tal vez la persona que nos ha contestado (no importa que tan cercana o de confianza sea) está en medio de una reunión, conduciendo, o en cualquier evento que no es el indicado para atender nuestra llamada.
  • La fácil disponibilidad que nos brinda la tecnología para llamar y contactar, no nos da derecho a interrumpir, ni imponer nuestra necesidad de respuesta.  No asumamos que la persona al otro lado de la línea está en la obligación de atendernos inmediatamente.  Si somos nosotros los que realizamos la llamada, tengamos la inteligencia de discurrir que no es apropiado insistir con llamadas, una tras de otra o, realizar llamadas “del nunca acabar” hasta que al fin nos contesten.  Bajo un criterio lógico, pensemos que todos tienen sus celulares lo bastante cerca como para contestarlo inmediatamente, por lo que tres timbradas deberían ser más que suficientes para asumir que la otra persona no va a contestar; por tanto, al tercer timbre, cortemos la llamada.
  • Ajustémonos a las normas de las “Zonas Libres de Celular”. Al asistir a ciertas convenciones, conferencias o determinados lugares, se pueden ver carteles con la prohibición de uso de celular, o notas pidiendo que por favor sea apagado.  De ser así, como persona bien educada, esta recomendación debe ser observada y acatada. 
  • La mesa de cualquier comedor, es una zona vetada para los celulares.  Se considera lugar de ceremonial, para comer, compartir, conversar e interactuar de manera personal y directa. Dentro de las normas de Etiqueta, los celulares no cuentan con espacio a la mesa.  En el mundo de los negocios, el celular debe ser puesto en silencio o apagado para el tiempo de una comida empresarial y ojalá guardado en nuestro maletín o cartera.
  • No es correcto sostenerlo en la mano o colocarlo en un bolsillo exterior a la vista. Además, es un tema de cuidar la imagen, puesto que llevar el celular en la mano o en un lugar muy notorio, puede ser tomado como una actitud de ostentación o inseguridad.
  • Cuando ingresamos a una reunión o entrevista, el móvil jamás debe ser puesto sobre la mesa o sobre el escritorio. Es una señal de lenguaje no verbal muy negativa que transmite en qué estamos concentrados y a qué le damos más importancia o atención.
  • En reunión presencial, si se recibe una llamada o mensaje, no debemos contestar.  Lo inteligente es evaluar su importancia o urgencia para disculparnos si se hace necesario responder.  La conversación en vivo tiene preponderancia ante una conversación virtual y si estamos obligados a contestar, tratemos de ser breves por respeto a nuestro interlocutor o interlocutores que merecen toda nuestra atención. Pediremos el permiso necesario para abandonar el lugar y contestar, procurando pasar a un sitio lo suficientemente alejado donde nuestra conversación no moleste.  Al retornar, daremos las excusas debidas por la intromisión. Se debe saber, que no es correcto ponernos a conversar en medio de una reunión, inclusive en voz baja o cubriendo nuestra boca para que sea menos molesto. Es una actitud irrespetuosa que interrumpe y distrae a los presentes. De igual forma, es una terrible falta de respeto, que, en medio de otras personas, nos distraigamos haciendo uso de las funciones o aplicaciones del aparato o peor, revisando las notificaciones de nuestras redes. Son detalles que podrán esperar.  Seguramente, si surge algo importante, llegará una llamada.
  • Debemos ser prudentes al momento de elegir el tipo de mensajes que enviamos, ya que es de suponer que, si enviamos algo, es porque estamos de acuerdo con su contenido o de alguna manera, refleja nuestros gustos, educación o posición con relación a ciertas situaciones. Seamos cuidadosos para no ofender ni causar incomodidad.
  • No se debe cancelar una cita mediante un mensaje.  Lo ideal es hacerlo mediante una llamada.  Será una muestra de buena educación y respeto. 
  • La forma en la que escribimos el mensaje o las imágenes que podamos usar, debe ser un tema de cuidado.  Recordemos que manifiesta nuestro nivel de formación y consideración a los que nos leen. Como una regla dentro de la NETiqueta, no se debe escribir con mayúsculas sostenidas, ya que es una manifestación de que se está levantando la voz o se está gritando.  Por otro lado, tampoco se debería escribir en rojo o usar emoticones si no estamos completamente seguros del significado o uso para el que han sido creados.

De manera concluyente, sin ánimo de ser recalcitrante en la intención de minar la libertad del usuario del teléfono móvil y que puede ser considerado por su dueño “indispensable” (salvo pocas excepciones), debiéramos considerar que durante muchísimas generaciones se ha podido subsistir  sin éste aparato y en la actualidad, por el poco criterio o la ignorancia de muchos, se ha convertido en un aparato de uso común  pero de abuso comúnmente molesto y que debe ser regido bajo los principios de la “Fórmula R.E.S.”: Respeto, Educación y Sentido Común que son parte de todas las normas de la Etiqueta y el Protocolo.

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Escrito por Claudia STOHMANN. R. d A., Comunicadora, oradora, escritora, experta de etiqueta y protocolo, y escritora de ProtocolToday. 

19 de Septiembre 2021, Bolivia

Categoría: Etiqueta de Negocios

Referencia: CS0190921EN

 

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HACIENDO NEGOCIOS EN CHINA II

HACIENDO NEGOCIOS EN CHINA I

 VESTIMENTA

En la cultura china, la imagen empresarial, tiene connotaciones occidentales: Los hombres de negocios usan ternos en colores neutros como grises o azul marino y las corbatas en colores tenues y conservadores, aunque dichas prendas no son una norma.  No es habitual su uso en las reuniones de negocios, pero sí son obligatorias en las reuniones institucionales. 

Las mujeres usualmente vestirán trajes o vestidos de estilo y colores conservadores; con blusas de cuello alto y manga larga; ya que, si la mujer muestra “demasiado” se puede advertir como una actitud ofensiva y debido al énfasis en el estilo conservador y la modestia en el vestir, los zapatos tienen que ser planos o con un tacón bajo, puesto que, el tacón alto en el calzado para la mujer, -más aún si se tiene más altura que los anfitriones-, sólo es aceptable en recepciones oficiales ofrecidas por un diplomático extranjero. 

A este tipo de eventos formales, los hombres deberán llevar traje y corbata ya que el esmoquin u otras prendas de Etiqueta occidental, no forman parte de la cultura china.

Es común que los emprendedores vistan trajes en tonos oscuros y modelos clásicos. Los colores brillantes o cualquier otro detalle fuera de lo tradicional, generalmente, serán observado como inadecuado.  En cuanto a la vestimenta informal debe ser conservadora, sin grandes estridencias y los jeans son aceptables dentro el rango de ropa casual tanto para hombres, como para mujeres.  Los pantalones cortos están reservados exclusivamente para hacer ejercicio, sin importar la temperatura reinante.

SALUDO Y PRESENTACIONES

Como una norma general dentro de la cultura oriental, los chinos no dan acceso al contacto físico al momento del saludo.  Los golpecitos en la espalda, tocar en el brazo, los besos o abrazos, no están bien vistos.  Para ellos, no es correcto expresar sentimientos en público. 

Aunque las reverencias ya no son lo más común en estos días y en la China ha existido en las últimas décadas una simbiosis entre lo oriental con lo occidental, hasta antes de la época del Covid 19, se dio apertura a la occidentalización del saludo, admitiendo el apretón de manos como algo normal en el mundo de los negocios, sin embargo, cuando acceden al apretón, realizan dicho saludo, inclinando levemente la cabeza, siendo que de forma convencional, a diferencia del saludo japonés, los chinos realizan la reverencia desde los hombros a la cintura. Si nos enfrentamos a este saludo, recordemos esta característica y haremos una leve inclinación del cuerpo, echando los hombros hacia adelante. Con el saludo de mano, se recomienda esperar a que los anfitriones chinos ofrezcan la mano primero.

Al momento de saludar, rige la norma de dirigirnos primero a los mayores de edad o rango y, si se tiene a un grupo amplio en frente, normalmente notaremos que formarán una línea con el más importante o de mayor rango a la cabeza.  Usualmente, el de mayor rango, será el primero en ingresar a la habitación.

Si se tienen que hacer las presentaciones, rige la formalidad y se deben utilizar títulos formales. El orden es: apellido más nombre, acompañando el puesto de trabajo. Si no se conoce el título o el cargo de la persona, lo mejor será llamarla “Señor” (Xiānshēng),  “Señora” (Tàitài) o Señorita (Xiǎojiě), nunca se llamará a un contacto de esta región, por el nombre o solamente por el apellido.  Por ejemplo, si nos presentan a la Señorita Lin Jinhao, la llamaremos “Señorita Lin”, pero nunca directamente por el nombre de pila.

Por tradición, los chinos escriben primero el apellido, luego el segundo nombre y finalmente, el primero. El segundo nombre es el que suele usarse entre familiares y amigos. En determinados círculos empresariales y diplomáticos, el protocolo impone el enunciado del título o rango, como, por ejemplo, el “Presidente X”, el “El parlamentario Y”, o el “General Z” y es parte de un protocolo general, que tampoco se debe llamar a un empresario chino sólo por el apellido.  El apellido debe ir acompañado con el puesto o las funciones de trabajo:  Por ejemplo: “Secretaria Ma”, “Director Chen”.

Como recomendación especial, cuando seamos presentados, ojalá podamos elegir un nombre corto y fácil de pronunciar. Si ellos no lo recuerdan, no es raro que seamos llamados de maneras que les resulte fácil o con sobrenombres que se relacionen a nuestras características físicas, como “pelirrojo bajito” o “flaca alta”, lo que podría no resultar de nuestro agrado.

Existen hasta 12 maneras diferentes de decir “Hola”, pero en el mundo de los negocios, el saludo formal y de respeto es 您好 (nínhǎo) o 喂.  “Wéi”.  La palabra pīnyīn, es el saludo usado exclusivamente para contestar el teléfono. La frase más utilizada es “¿Nǐ hǎo ma?” que tiene una significancia similar a “¿Cómo está?”, al cual se debe contestar “Hǎo! Xièxiè!” (“¡Bien, gracias!”). 

Existen otras formas casuales de saludo, muchas provenientes de saludos occidentales para las circunstancias informales, y si se requiere saber más al respecto, se pueden encontrar en este enlace:https://studycli.org/es/learn-chinese/the-top-12-most-common-ways-to-say-hi-in-chinese/

Una costumbre que no es común en el mundo occidental, ocurre cuando somos recibidos por un grupo de personas. Si asistimos a un teatro, escuela o lugar de trabajo, y nos brindan un aplauso en señal de bienvenida, deberemos devolver la atención con el mismo gesto de un aplauso breve.

Si estamos sujetos a presentarnos en público, el saludo y nuestra expresión debe mostrar autocontrol, modestia y educación.  En el trato de ellos, su actitud tímida o introvertida podría equivocar nuestra impresión.  No es descortesía y mucho menos hostilidad.  Por el contrario, para ellos, es una muestra de respeto.

Es un tanto común que la primera pregunta para iniciar una conversación sea si hemos comido y aunque no lo hayamos hecho, se tiene que decir que sí.

TARJETA DE VISITA

Como es costumbre, se sugiere que sean presentadas en dos idiomas: por una cara, en nuestro idioma local (o en inglés, que es el idioma internacional de los negocios) y por la otra, en el idioma chino; mejor aún, en el dialecto del lugar de nuestro contacto. (Para esto, se puede acudir al asesor local que brinda la información necesaria). Esta elegante muestra de consideración y cortesía, será valorada por nuestros interlocutores.

Otra consideración importante a la hora de imprimir nuestras tarjetas, será cuidar el color y la tinta de las mismas. No se debe utilizar tinta de colores que para ellos tengan un significado especial. Una de las mejores elecciones son los caracteres dorados: significan para ellos buena suerte, prosperidad y prestigio.

Para el diseño, se aconseja utilizar el blanco y el negro, entendiendo que, en la cultura china, el color no significa lo mismo a la hora de escribir. Por ejemplo, no se debe escribir nunca en rojo ya que les recuerda la sangre y los grandes problemas habidos en su revolución cultural. En cuanto a los caracteres, será mejor utilizar los caracteres simples de la escritura China y no los clásicos caracteres que se suelen utilizar en Taiwán o Hong Kong.

El informar sobre el prestigio o cargo que se tiene, adquiere bastante trascendencia al momento de los negocios; dado que a ellos les gusta saber con quién hablan y conocer si se tiene algún poder de decisión en la toma de acuerdos finales.  Será mejor que a una reunión importante, acuda un personero de rango importante. De la misma forma, si la empresa a la que se representa, es una de las más grandes del país o una de las más veteranas, se recomienda hacer constar este dato en la tarjeta de visita o indicarlo en las presentaciones, pues son detalles muy valorables por ellos.

Dentro de la Etiqueta China, las tarjetas de visita se intercambian al empezar cualquier reunión y se debe prever tener en cantidad suficiente para dar una a cada persona que acuda a la misma, considerando que, en la mayoría de los casos, las delegaciones chinas suelen ser numerosas.

Cuando se entregan, se deben dar con las dos manos y con la grafía china vista (es decir, por la cara que está escrita en chino o en el dialecto local) y se deben aceptar con ambas manos por las esquinas, mostrando interés por la misma (es decir, se debe ver con atención lo que muestra la tarjeta). Ellos asumen esa muestra de interés, como una actitud debidamente cortés, para que confirmen que nos interesa la información que se detalla. Un cuidado inminente, es nunca tapar el nombre con el dedo, pues se considera una ofensa (Se atribuye a que el nombre impreso en la tarjeta es una representación física de su espíritu).

Llevar la tarjeta directamente a la cartera, billetera, carpeta o tarjetero sin mirar; o lanzarla a la mesa o peor aún, meterla en el bolsillo; son considerados actos groseros. Guardar las tarjetas por debajo de la línea de la cintura (es decir bolsillos de los sacos, pantalones, bolsillo trasero, etc.) también se asume como una falta de respeto, al igual que escribir en una tarjeta de negocios. Todas estas son actitudes que saltan las normas establecidas de Etiqueta para hacer buenos negocios en ese país. 

Se aclara que la antigua tradición china, indicaba dar y recibir estas tarjetas con una inclinación de cabeza o reverencia, pero como se dijo, ya no es común; sin embargo, si se hace, se adquirirá respeto.

HACIENDO NEGOCIOS EN CHINA III

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Redactado por: Claudia STOHMANN. R. d A., comunicadora, oradora, escritora, experta de etiqueta y protocolo, y escritora de ProtocolToday 

01 de Septiembre 2021, Bolivia 

Categoría: Inteligencia Cultural

Referencia: CS010921IC

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GLOSARIO DE LA ETIQUETA DE NEGOCIOS

En anteriores textos he explicado la sencilla definición de mi autoría sobre la etiqueta. Al respecto, ratifico que ésta constituye “un conjunto práctico de orientaciones encaminadas a lograr una relación humana basada en el respeto, la tolerancia y la óptima convivencia, con la finalidad de hacer más grata la existencia y, por lo tanto, enriquece nuestra calidad de vida y de nuestro entorno”.

En ocasiones existe una sesgada o limitada interpretación acerca de los alcances e implicancias de la etiqueta social. Sugiero abandonar clichés o prejuicios y comenzar a analizar su indudable vínculo con asuntos concernientes al ámbito de las emociones, a fin de actuar con fortaleza, convencimiento y seguridad en todo tiempo y escenario.

En tal sentido, debemos considerar conceptos referidos a la compleja dimensión interna del ser humano que con frecuencia se evaden articular con esta temática y que, además, tienen implícita importancia por cuanto brindan un soporte esencial en el ejercicio de la buena educación. A continuación, comparto unos términos vinculados a su ejercicio.

Las “habilidades blandas”: aquellos atributos tendientes a desenvolverse de manera efectiva. Confluyen una combinación de destrezas destinadas a tener una agradable inter-relación; es decir, escuchar, dialogar, liderar, estimular, delegar, analizar, juzgar, negociar y arribar a acuerdos. Engloban aptitudes transversales e incluyen el pensamiento crítico, la ética y la posibilidad de adaptación al cambio.

La “autoestima”: autovaloración de sí mismo. Ésta se expresa en la forma de comunicarnos, relacionarnos, desenvolvernos y adoptar decisiones. Las personas con convencimiento, sensatez y que soslayan requerir de aceptación, para conducirnos y emitir juicios en concordancia con sus determinaciones, evidencian alta autoestima.

La “tolerancia”: actitud de deferencia a las opiniones, ideas o actitudes ajenas, a pesar de la discrepancia. Es un elemento central para concebir la diversidad humana y alcanzar una virtuosa convivencia. Bien decía Mahatma Gandhi: “No me gusta la palabra tolerancia, pero no encuentro otra mejor. El amor empuja a tener, hacia la fe de los demás, el mismo respeto que se tiene por la propia”.

La “empatía”: capacidad de entender los pensamientos y emociones ajenas; es decir, de ponerse en el sitio del otro y compartir sus sentimientos. No es necesario pasar por iguales vivencias, ni estar de acuerdo para interpretar a quienes nos rodean; es un proceso de comprensión, aceptación y reflexión. Es indispensable su empleo para sortear calificar al prójimo y aprender a entenderlo.

La “inteligencia emocional”: facultad de percibir, expresar y gestionar las emociones. Su interiorización puede significar la diferencia entre comportarse de una manera socialmente aceptable y estar fuera de lugar en una situación concreta. Conlleva reconocer las propias impresiones y, por lo tanto, allana el manejo del estrés y la resolución de problemas. Tiene una utilidad irrebatible cuando atravesamos elevados índices de tensión individual y general.

Los “valores”: normas que enmarcan nuestra conducta; una suerte de “faro” que nos indica el camino acertado a seguir en la vida. Constituyen un marco orientador e inspirador de las acciones positivas. Su aplicación exige categórica entereza, constancia y compromiso. El “respeto” es uno de los más imperiosos en nuestro desempeño.

El “sentido común”: conjunto de conocimientos lógicos acumulados a lo largo de la experiencia de vida cuya validez es aceptada en el medio en el que habitamos. Es una suerte de “séptimo sentido” capaz de advertirnos de lo bueno o malo y, en consecuencia, sugiere cómo actuar.

El “sentido de pertenencia”: sentimiento que nos identifica e integra con grupos humanos o colectividades con el propósito de asumir un conjunto de inquietudes, ideales y aspiraciones como propias. Permite crecer, desarrollarnos e comprometernos con asuntos del entorno. Esta atribución fomentará nuestra adhesión y participación con nuestra comunidad.

Desde mi perspectiva, estas nociones son centrales para lograr una fluida, espontánea y continua educación que abrirá la puerta para una impecable conexión entre hombres y mujeres. Tengamos en consideración: la etiqueta social realza y engrandece la personalidad e imagen personal, genera nuevas oportunidades, fomenta un clima placentero de coexistencia, facilita resolver situaciones conflictivas e influye en los espacios donde interactuamos.

Sigamos perseverantes en el ánimo de crear un contexto social cortés, flexible y afable. Demostremos racionalidad y coherencia en cada una de nuestros quehaceres. Es una tarea de la que todos somos responsables y protagonistas; involucrémonos en este cometido de irrefutable validez. Cada día debe convertirse en un genial momento para afianzar nuestros correctos modales como manifestación de engrandecimiento, evolución y lucidez.http://wperezruiz.blogspot.com/

 

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Redactado por: Wilfredo Pérez Ruiz, docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta y relaciones públicas. 

01 de Septiembre 2021, Perú

Categoría: Etiqueta 

Referencia: WP010921E

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NO ES LO QUE DESEABA TRANSMITIR…

El lenguaje corporal revela y envía información nuestra de manera automática e incluso sin darnos cuenta. Esto sucede incluso mucho más  que cuando utilizamos palabras para comunicarnos al hablar.

Nuestro cuerpo transmite nuestras intenciones, sentimientos y estados de ánimo a través de mensajes como la postura, los gestos y las expresiones faciales, incluso nuestra apariencia por si sola dice mucho de nosotros.

El componente verbal se utiliza para comunicar información y el no verbal para comunicar estados y actitudes personales.

Según el investigador Albert Mehrabian el impacto de un mensaje verbal (palabras) en términos porcentuales es del 7%, cuando es vocal es decir respecto al volumen, tono, entonación empleada es de un 38% y finalmente el 55% se refiere a las señales y gestos que emite nuestro cuerpo.

Después de analizar lo anterior, fácilmente podemos darnos cuenta lo complicado que es transmitir nuestro estado de ánimo real e intenciones a través de un simple mensaje de texto, donde no podemos ver a nuestro interlocutor, es decir que el receptor, solo dispone del 7% de la información que nosotros enviamos, mientras que el restante 93% queda con nosotros…y como si esto no fuera suficiente, el momento que enviamos un mensaje lo hacemos sin tomar los cuidados necesarios para que de alguna manera nuestros mensajes lleguen como realmente quisiéramos, es por eso que muchas veces se inician discusiones o malos entendidos, es suficiente que una persona escriba todo un texto con mayúsculas como para que su interlocutor asuma que le están gritando, o bien escribir con palabras abreviadas que podría denotar falta de interés y así un sin fin de detalles que hacen distinta nuestra comunicación.

Es por ello que deberíamos enfocarnos un poco mejor en lo que queremos transmitir, adaptando las reglas de etiqueta del mundo real al virtual con ayuda de la NETiqueta que no es más que el conjunto de reglas que regulan el comportamiento de los usuarios para comunicarse, reglas de urbanidad, respeto y convivencia a través de las redes de información, como el internet, las redes sociales, los mensajes de texto y por supuesto los correos electrónicos.

Algunas recomendaciones:

Antes de iniciar cualquier comunicación debemos saludar,  tratemos a los demás con respeto y cordialidad, pensemos que nos gustaría lo mismo, de la misma manera debemos despedirnos de una manera cordial.

Si recibimos un mensaje de texto o un correo electrónico independientemente de la plataforma, debemos procurar siempre una respuesta pronta, no es nada agradable enviar una carta y no recibir una respuesta, además de ser una total falta de cortesía, es una muestra de muy poca educación, es posible que no contemos con el tiempo necesario para responder en el acto, pero procuremos hacerlo lo antes posible, tal vez excusándonos por la demora.

Cuidemos nuestra ortografía antes de enviar el mensaje o carta que hemos elaborado, ahora con ayuda del corrector es mucho más sencillo, aunque a veces suele jugarnos una mala pasada, por eso tratemos de leer una y otra vez antes de oprimir ENTER. Una buena o mala impresión puede empezar por ahí.

Verifiquemos las palabras que estamos utilizando antes de enviarlas, podríamos ofender y/o herir los sentimientos de alguien, incluso de manera involuntaria, seamos siempre amables aún en las peores situaciones nuestra educación debe primar.

Si estamos pasando por un mal momento, es mejor evitar enviar un mensaje que muestre nuestro enojo, nunca olvidemos que al otro lado de la pantalla hay una persona que merece respeto y tiene sentimientos al igual que nosotros.

Si deseamos ingresar a un sitio o grupo determinado, es de imperiosa necesidad leer las normas con las que se conduce, podría ser una buena elección ingresar como también todo lo contrario, nuestra reputación puede ser definida incluso al ver a que grupos pertenecemos o somos parte.

Antes de re enviar algún mensaje, debemos asegurarnos que no se trate de una noticia falsa (fake news), para ello existen varios maneras… evitemos la propagación de noticias falsas, hay mucho de esto en whatsapp y Facebook.

Lamentablemente es muy común ver correos electrónicos con una paupérrima calidad ortográfica y redacción, es triste constatar que poco a poco deja de ser importante la ortografía, por lo menos para algunas personas.

Seamos concretos con lo que deseamos transmitir, a veces una redacción sencilla es mejor, de esta manera también minimizamos el riesgo y evitamos que nuestro mensaje sea distorsionado.

 

Procuremos que nuestro mensaje también transmita calidez y sea agradable, la educación abre todas las puertas.

 

Los fines de semana también se supone que son para descansar, es cuando uno se desconecta para estar y disfrutar con la familia, sin embargo con el tiempo las cosas fueron cambiando, muchas oficinas tienen la costumbre de comunicarse y mandar instrucciones o solicitar reportes durante el fin de semana. La competencia entre empresas para ofrecer mejores servicios, la necesidad de trabajar por otro lado y los nuevos tiempos (Home office),  nos obligan a modificar conductas y costumbres a las que años atrás estábamos acostumbrados y posiblemente no supimos valorar. Nunca olviden que somos lo que escribimos…

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Redactado por Georgette E. Bretel de Aliaga, escritora y experta en ceremonial, protocolo, etiqueta y comportamiento social. 

01 de Septiembre 2021, Bolivia 

Categoría: Etiqueta 

Referencia: GB010921EP

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NETIQUETA (Etiqueta en las Redes)

Desde hace más de 20 años, es un término que ha ido cobrando trascendencia a nivel mundial a medida que las nuevas tecnologías avanzan a pasos agigantados.  Dependiendo de las sociedades, probablemente reciba otros nombres similares, pero su función es la misma.  También se le conoce como “Netetiqueta”. Que viene del apócope “Net” (Red) y “Etiqueta”, aunque algunos la llaman “Redetiqueta”, se ha popularizado con el denominativo de “NETIQUETA” como una base a nivel mundial para cuidar el buen comportamiento en la red.  En la actualidad, podemos compartir abundante información sobre este tema en los muchos espacios que permite la moderna comunicación a distancia (TC) y los medios de información en línea (TI).

Con el nacimiento de las TIC´s, surgió un nuevo mundo para la comunicación y la información que ha creado la necesidad de establecer reglas de buen comportamiento que faciliten y optimicen el uso de las nuevas tecnologías y las redes en todas sus formas, más aún en estos tiempos, en que el mundo entero se ha visto obligado a vivir en la red para temas de contacto, reuniones, trabajo, estudios e intercambio de información.

Todas estas normas y sugerencias se basan en conceptos generales de respeto y buen nivel de comunicación.  Entendamos que, al ser medios de comunicación no presenciales, frecuentemente olvidamos que el tono de voz, expresiones y gestos no pueden ser transmitidos con exactitud y quien (es) recibe (n) nuestros mensajes no pueden juzgar objetivamente nuestros motivos e intenciones o pueden ser mal interpretados, si no son expresados de forma óptima.

Dentro de este ámbito mundial de relacionamiento, una amplia mayoría ha aprendido a cabalidad que, al otro lado de nuestros aparatos electrónicos, existe un mundo de personas con diferentes culturas, religiones, creencias y posturas. Por esto, debemos aplicar el respeto, el sentido común y la buena educación para conducirnos en un espacio en el que caben todos y en el que todos merecen tolerancia y un buen trato por encima de cualquier postura particular. Recordemos que la consideración que esperamos para nosotros, es la consideración que debemos dar a los demás.

Además, nuestra buena educación y formación se hace visible en nuestro actuar y esto se acrecienta en las redes; es decir, si estamos acostumbrados a ser respetuosos y considerados con los demás en nuestra vida presencial, seguramente mostraremos lo mismo en línea; siendo que cuando esto no ocurre, nuestro mal comportamiento trasciende de manera más notoria. Bajo este análisis, se hace importante la aplicación de la “Netiqueta” con el fin que todos aprendamos a conducirnos con la corrección necesaria.

Definitivamente, la globalización ha abierto grandes e impensadas posibilidades de beneficio en la red, pero también encontramos un gran lado oscuro.  No siempre vamos a estar en contacto con gente bien educada o con principios acordes a los nuestros; por esta razón, además del respeto, tolerancia y buen ánimo, debe primar la prudencia para crear y mantener vínculos reflexivos con esa gente con la que no interactuamos personalmente, ya sea en el aspecto particular, como en el mundo de los negocios.

De manera inicial, gracias a una publicación del Instituto de Ética Informática (CEI – Computer Ethics Institute; ponderada como la más importante institución para la ética del mundo de la Informática en Estados Unidos,) -fundada en 1985 por IBM y otras importantes instituciones, entre ellas, Washington Consulting Group-, en el año 1992, publicaron “Mandamientos para la ética informática” creados por Ramón C. Barquin.[i]

Dichos mandamientos, se popularizaron en estos últimos años para persuadir al buen comportamiento en el uso de un ordenador (Ver referencia).[1] Sin embargo, con el tiempo han sufrido algunas modificaciones y en la actualidad, me he tomado la libertad de hacer una adecuación para el uso de las TIC’s tomando en cuenta que, gran parte de la población tiene acceso a un celular u otro aparato electrónico conectado al Internet.

Hoy por hoy, estos mandamientos de ética se han convertido en una pequeña base del mundo de la “Netiqueta”, dado que las redes han surgido de un ordenador y se han extendido a miles de sitios sociales, chats, foros, correos, blogs, diferentes tipos de reuniones y un sinfín de conexiones en que nuestros conocimientos y comportamiento en línea, son puestos a prueba. Por este motivo, existen otros mandamientos y reglas que se van adecuando en función a las necesidades que surgen con la modernidad y la tecnología.

Como referencia, debemos mencionar el libro “Netiquette” publicado por Virginia Shea el año 1994, que contiene “Las diez reglas básicas de comportamiento en la red”[ii]; y la publicación de Sally Hambridge, directiva de Intel el 28 de octubre de 1995, como un documento oficial para orientar a los empleados de la empresa a comportarse en Internet.

Reconozcamos que, gracias a la tecnología actual, se ha adquirido un gran poder. Asumamos que el Internet nos ha brindado un poder que crece y, por tanto, se debe manejar con mucha responsabilidad.

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Redactado por Claudia STOHMANN. R. d A., Comunicadora, oradora, escritora, experta de etiqueta y protocolo, y escritora de ProtocolToday 

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Categoría: Etiqueta de Negocios 

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