IMPACTO GLOBAL DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Con ocasión del primer aniversario del Magazine Mentalidad Global & VIP Edición Especial, editado por PROTOCOLTODAY, se realizó una “Sesión de Protocolo Empresarial y su Impacto Global” transmitido desde los Países Bajos con la presencia de participantes de 20 nacionalidades. Según afirmó su editora Adriana Flores, este medio virtual tiene como objetivo conectar ejecutivos, diplomáticos, empresarios y estudiantes que aspiran a hacer una carrera internacional y remarcó que “es un espacio de conocimiento orientada a llegar, en inglés y español, a diversas partes del mundo”.

La primera presentación “La comunicación en los negocios internacionales”, a cargo de Dewanand Mahadew (Países Bajos), consistió en un análisis de los cambios en la economía y la industria a nivel mundial. Enfatizó las transformaciones producidas y aseveró que “esto demanda habilidades para aplicar este sistema de negocios”. De allí el alcance de las habilidades blandas para trabajar alrededor del mundo y sentirse cómodos en sus procesos de negociación con otras personas.

Comentó la importancia que el empresario conozca su “propuesta de valor para causar impacto. Esto significa saber que se quiere obtener”. Ello demanda desarrollar habilidades de mentalidad global; es decir, aspectos económicos y culturales de la realidad intercultural, a fin de poder conversar y tratar con todas las culturas. Puntualizó la trascendencia de “conocernos a nosotros mismos para saber desarrollar estas habilidades, incluyendo las interpersonales. Significa pensar de forma crítica, preocuparse por tu apariencia y vestimenta. Es importante conocer y valorar las diferencias culturales”.

 Se contó, como invitado especial, con Gerardo Correas (España), presidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo (OICP), quien abordó “El nuevo protocolo en la empresa del siglo XXI: protocolo para mejorar el beneficio”. Empezó precisando que “el protocolo es un lenguaje de comunicación” y aseveró que éste debe ofrecer un beneficio en cuanto a los valores y objetivos de una empresa. Resaltó que éstas debieran potenciarse a través de “protocolorizar” su relación con los públicos internos y externos. En tal sentido, recomendó contar con un protocolo corporativo que facilite regularizar sus actividades y transmitir los mensajes y valores en su comunicación.

Resaltó que “necesitamos uniformizar los criterios de las apariciones públicas de los funcionarios de la empresa. Debemos dar una misma identidad de marca que debe reflejarse en la unificación de criterios de sus representantes. Esto ahorrará costos y singularizará a la empresa”. Comentó la pertinencia de fortalecer la imagen institucional y ganarse la confianza del público, lo que facilitará una mejor “cuenta de resultados de la empresa en el mercado”. El protocolo ayuda a segmentar al público y proporciona conocer qué estrategias deben seguirse para unificar la comunicación directa, clara y menos costosa.

La ponencia “Fundamentos para un comportamiento adecuado” de Claudia Stohmann (Bolivia) consistió en resaltar la enorme valía de la etiqueta social y, especialmente, de la “Fórmula RES” como un elemento importante para entender la dimensión y aplicación en la vida cotidiana. Al respecto, precisó dicha fórmula.

 Empezó hablando del “respeto” y recordó el término “tratemos a los demás como deseamos ser tratados” que es uno “de los cimientos de la etiqueta, el protocolo y el ceremonial”. La “educación” refirió “puede venir desde la cuna; no solo viene del nivel académico o títulos. Una persona bien educada debe tener comportamiento que hablen en función de valores y habilidades y, además, una formación académica y cultural”. Analizó las implicancias del “sentido común” como guía para tener “una orientación mental sobre nuestro proceder destinado a asegurar la buena convivencia social”. Se refirió a valores como la puntualidad en todo ámbito de nuestra imagen personal; la moderación y el autodominio; la honestidad, la integridad, la discreción, la inteligencia emocional, las habilidades de comunicación; la amabilidad y la empatía, como “parte indispensable de nuestro proceder con los demás”.

Seguidamente, participó Daniel Delmás (España) con el tema “Definición de Protocolo desde una perspectiva científica”. Inicio refiriendo que el “protocolo es una ciencia y una disciplina práctica que se ha pasado de padres a hijos y está en el origen del ser humano. A comenzado a ser investigado en las universidades, especialmente, en ciencias de la comunicación, cuando surgió el interés de la empresa privada”.

Comentó su larga tradición práctica. Pero, dijo “debemos comenzar a darle ciencia al protocolo para darle universalidad, objetividad y aplicarlo de forma práctica. El protocolo en el siglo XXI tiene los siguientes retos: desconocimiento de la materia en la prensa y la sociedad. Los medios de comunicación no ayudan a dar a conocer el correcto significado del protocolo, todo lo contrario”. Por último, aludió a la escasez de literatura científica y a la existencia de información carente de rigurosidad y, por lo tanto, de una dispersión de conocimientos. Precisó que cada autor tiene su definición de protocolo, a la que consideró como “una disciplina científica trasversal que otorga las reglas para vivir en paz”.

Por su parte, Gustavo Caballero (Argentina) trató el tópico “El protocolo como herramienta estratégica de comunicación”. Subrayó que el “protocolo nos permite una interacción positiva entre las partes. Es empleada por las instituciones para transmitir un determinado mensaje a sus públicos”. Este cada vez tiene mayor vigencia en las entidades públicas y privadas.

“Como periodista siento que he abrazado esta disciplina. Somos un nexo entre la institución y el público. El protocolo viene a reforzar los mensajes de las entidades y, por lo tanto, es una poderosa herramienta de comunicación. El protocolo ha crecido de forma acelerada gracias a las modernas tecnologías lo que nos debe llevar a un nuevo enfoque”. Consideró que la comunicación fomenta una intervención más activa entre las partes. Ello no significa omitir las pautas de protocolo al que definió como “un proceso comunicativo” y un “aliado de primer orden” de la organización a fin de mostrar sus valores y principios.

 La intervención de Adriana Flores (Países Bajos) “La importancia de desarrollar habilidades de mentalidad global en los negocios” empezó diciendo que “todos tenemos capacidades y especialidades únicas. Es muy importante desarrollar habilidades mentalidad global. Los hombres de negocios deben estar preparados para tatar con empresarios, embajadores, etc. Por eso es importante tener conocimiento de protocolo empresarial y diplomático y la etiqueta social en función de la composición cultural de cada país”.

Destacó la pertinencia de conocer los códigos de vestimenta y otros componentes en nuestra interacción profesional. La comunicación verbal y no verbal es esencial para lograr una “mentalidad global”, al igual que los regalos. En este último influyen factores éticos y culturales. “El arte en la mesa es muy importante y reconocerlo para crear una mentalidad global”. Recalcó la connotación de tener una comunicación efectiva en función de factores culturales. Sugirió conocer la etiqueta para ofrecer un comportamiento profesional. Esto posibilita desarrollar nuevos mercados, extenderlos comercialmente y tener confianza en sí mismo. “Serás el mejor embajador en tu país y en todo el mundo”, sentenció.

 Para finalizar, mi ponencia, Wilfredo  Pérez, (Perú)  “La escritura como instrumento de persuasión”, describió la importancia del artículo de opinión como el género periodístico más empleado por quienes no siendo periodistas desean comunicar, reflexionar y brindar sus aportes en las materias de su especialidad. Hice un recuento de los pasos a seguir para elaborar un texto que reúna las características inherentes con esta variedad y, especialmente, expliqué mi experiencia.

Enfaticé la inequívoca fuente de inspiración que me ha llevado, desde hace varias décadas, al ejercicio de esta actividad que consiste en “arrojar semillas, sembrar inquietudes, aportar soluciones, motivar un cambio de actitud, incentivar debates, denunciar actuaciones sórdidas, llamar la atención sobre hechos lesivos, promover la difusión de valores, afirmar convicciones y dar a conocer mis antojadizos y subjetivos puntos de vista”.

También nos acompañaron en la sesión de ingles:

Eric Muhia (Kenia) Theme: History and art of giving in diplomacy; Renita Jackson (USA) Theme: Conflict etiquette; Jorge Prado (Peru) Theme: Corporate protocol; Kruti Shah (India) Theme: How to walk, talk and behave around the world; Luciano Caianda, (Angola) Theme: The overview of protocol globally

Un encuentro enriquecido con una diversidad de temas de vigencia, actualidad y significación para la mejor comprensión del protocolo y sus alcances en el escenario empresarial y gubernamental. Anhelo que sean muchos más los aniversarios de un espacio plural de comunicación que contribuye a un invalorable proceso de integración, conocimiento y encuentro de voluntades, aspiraciones colectivas.  http://wperezruiz.blogspot.com/

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Redactado por Wilfredo Pérez Ruiz, Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas.

05 Julio 2022, Perú 

Categoria: Protocolo de Negocios 

Referencia: WP05072022PN   

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

IMPORTANCIA Y TIPS DE ÉTICA PROFESIONAL

En ocasiones escuchamos decir “debe actuar con ética”, “qué falta de ética” o “esto no es ético”, entre un sinnúmero de aseveraciones concernientes al apremio de su incorporación en el quehacer laboral. Sin embargo, lo obvio para unos, esquiva serlo para todos. Lograr su plena vigencia demanda explícitas condiciones que, a mi parecer, eluden enmarcar el quehacer empresarial de innumerables hombres y mujeres.

La ética involucra incluir un conjunto de normas que indican cómo desenvolvernos para asegurar un desempeño digno. Permite demostrar actitudes y hábitos concordantes con los valores corporativos de la organización y que, además, deben ser sostenibles en el tiempo. Por lo tanto, estamos refiriéndonos a los principios que cada uno de nosotros opta para orientar sus acciones y decisiones.

Proceder con ética no es imposible, ni una abstracción. Demanda probada autoestima, lucidez para tomar determinaciones -no siempre bienvenidas y aceptadas- y preceptos sólidamente posesionados; debemos integrar estos elementos de manera inequívoca. En nombre del “pragmatismo” se pretende, en sinnúmero de circunstancias, colocar entre paréntesis la ética. También, consideremos que la voluntad, acuerdo o presión de la mayoría no implica una decisión correcta. De allí la enorme importancia de proceder, en toda coyuntura, con independencia y distantes de injerencias ajenas.

Tampoco busquemos refugiarnos en el obrar del resto para justificarnos. Actuemos con individualidad, declinemos recurrir a cualquiera de las variadas formas de “desconexión moral” para minimizar o amparar nuestras posturas. La ética exige autonomía, firmeza, convicción y coraje. Será inaplicable en seres temerosos, titubeantes, asustadizos y pusilánimes. ¡Recuerde!

El ambiente laboral viabiliza darnos cuenta de las dificultades e incomprensiones acerca de su implementación o de su coincidencia con las políticas corporativas. No obstante, ésta realza la imagen, otorga credibilidad y brinda prestigio. Es una magnífica carta de presentación y representa un valor agregado. En síntesis, desplegará nuevas oportunidades y realizaciones.

Seguidamente explico varias recomendaciones prácticas, más allá de nuestra jerarquía, para el ámbito de trabajo. Se trata, únicamente, de reflexiones y sugerencias, asociadas a las buenas prácticas empresariales, cuya valía dependerá de la solvencia y convencimiento para interpretar sin ambigüedades la obligada transcendencia de la ética.

Haga de la transparencia un estilo de actuación. Ésta forma parte de un círculo virtuoso destinado a promover la confianza y, por lo tanto, la creación de una convivencia que facilitará una reciprocidad llevadera con sus colaboradores, clientes, proveedores, etc. Asimismo, concibe un espacio de mayor acercamiento para los negocios.

Practique la lealtad. Es uno de los valores más estimados por su vasta repercusión; será una indudable manifestación de su pleno espíritu de identidad y compromiso con la organización. Es difícil es un medio colmado de tentaciones, traiciones y efímeras fidelidades.

Proceda con discreción. Guarde absoluta reserva aun cuando no sean tópicos confidenciales. La mesura facilitará hacerlo merecedor de consideración. Sea dueño de su silencio, en lugar de esclavo de las palabras expuestas en momentos de imprudencia. Esta cualidad puede asegurar su estabilidad laboral.

Asuma la tolerancia como expresión de sus habilidades blandas. Sea capaz de forjar una interacción saludable con quienes, por motivaciones religiosas, sociales, ideológicas, sexuales, etc., tienen puntos de vista opuestos a los suyos. Aplique la empatía y acepte las diferencias humanas. Las discrepancias nos proveen de aprendizajes, aportes y connotaciones positivas.

Sea coherente entre lo que piensa, siente, dice y hace. Propóngase realizar este ejercicio de decencia escaso en un contexto dominado por intereses, cálculos y oportunismos. Tenga el pudor de comunicar lo que concibe -guardando adecuada corrección y tino- y decline declarar lo que otros desean escuchar. Obvie comentarios aduladores o cómplices. Esta penosa usanza está normalizada en las reuniones de profesores maquilladas por la sumisión, la apatía y el sórdido mutis.

Ejerza el respeto como factor de integración. El reconocimiento de los derechos del prójimo, la buena educación y la amabilidad distingue, abre puertas, realza la personalidad, genera un óptimo espacio para el entendimiento. Hará más agradable la conexión con sus semejantes y contribuirá al excelso clima de trabajo.

Nuestro desempeño evidencia nuestros valores y directrices y, especialmente, revela la genuina dimensión de nuestra ética. Tengamos el indisoluble convencimiento de interiorizarla como una luz inspiradora y esperanzadora, a pesar de las oscuridades, obstáculos y desidias que enfrentamos. Evoco con ilusión las palabras del célebre escritor australiano Morris West: “El ejemplo es la lección que todos los hombres podemos leer”.

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Redactado or Wilfredo Pérez Ruiz, (*) Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas.

04 Junio 2022, Perú

Categoría: Ética de Negocios

Referencia: WP04072022BE    

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

PROTOCOLO EN LAS RELACIONES INTERNACIONALES DE LA EMPRESA PARTE II

En la primera parte I del articulo “Protocolo en las Relaciones Internacionales de la Empresa” se analizó los elementos a considerar en los preparativos de un viaje de altos funcionarios de una compañía. El protocolo en el ámbito de la empresa se está instaurando como una necesidad. El correcto uso de las herramientas que brinda el protocolo es importante en la construcción de la reputación corporativa a través de los viajes de negocios de los altos funcionarios de la empresa por lo que, en esta segunda parte, se revisará algunos puntos a realizar durante el viaje, así como algunas otras consideraciones importantes a la hora de ejecutar un viaje de negocios.

Objetivos, se tiene que establecer los objetivos a alcanzar durante el viaje para luego valorar si se logró la obtención de ellos. Algunos de ellos podrían ser los siguientes:

  •  Visita a las empresas para conocer de primera mano el desarrollo de las mismas.
  • Concretar acuerdos de apoyo tecnológico.
  • Firmar alianzas estratégicas para la representación.

Reuniones, organizar previo al viaje todas las reuniones con las que contaran los directivos de la empresa e informarles con detalle (fecha, duración, locación, participantes, temas a tratar, etc.) de cada una de ellas.

Contactos, se proveerá de dos cartillas de teléfonos y direcciones de interés para cualquier tipo de incidencia a cualquiera de los altos directivos. La lista de contactos para las reuniones y coordinaciones la ciudad a visitar y así también de una lista de contactos de emergencia.

La lista de contactos, deberá contener el nombre de la institución, nombre y apellido del contacto, cargo, teléfono y dirección.

La lista de números de emergencia debe contener el nombre de la institución, teléfono y dirección.

 Regalos Institucionales, los regalos institucionales son uno de los aspectos formales en las instituciones y ayudan a generar buenas relaciones, son los detalles unidos a la cortesía que se pueden ver en los regalos.

Estos presentes conllevan implícita en su entrega muestras de respeto, de agrado y de ir consiguiendo un mayor grado de confianza entre ambas partes, elementos que, a medio y largo plazo, pueden suponer apoyos indiscutibles a la hora de tomar ciertas decisiones o firmar un acuerdo específico. Estos regalos estarán alineados a la política de la empresa.

Dentro de las consideraciones que tendremos es que se tendrá mucho cuidado en su embalaje, llevará un envoltorio con el logo de la empresa, además de una buena presentación. Se sugiere añadir una tarjeta con un mensaje escrito a mano de parte del gerente general.

 Dossier para las reuniones, se preparará un dossier de la empresa tanto en español como en inglés para las reuniones de trabajo a realizar con las diferentes empresas.

 Dossier cultural del país de destino, en este dossier se encontrará información muy relevante del lugar destino, así como la manera de hacer negocio con los locales y datos importantes como por ejemplo restaurantes de comida con opción vegana cuidando todos los detalles para los altos directivos, entre otra información necesaria para este viaje de negocios.

 Presupuesto, una de las partes neurálgicas del éxito de la organización del viaje es sin duda el presupuesto, debido a que con el sabremos que podemos y que no se puede hacer para este viaje. El prepuesto no debe ser un limitante para poder crear una buena imagen de la empresa frente a los hombres de negocio con los cuales se realizarán las reuniones y actividades.

Como conclusión, el éxito del viaje dependerá mucho en conocer la cultura y la habilidad en asimilarla rápidamente. Es importante cuidar todos los detalles del viaje y brindar la mayor cantidad posible de información previa a los directivos de la empresa. El personal de protocolo es el responsable de preparar toda la información descrita en este articulo para así poder sacar el máximo provecho a este viaje y alcanzar los objetivos trazados.

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Redactado por  Jorge Prado, Especialista en Protocolo y Eventos

28 de Junio 2022, Perú

Categoría: Protocolo de Negocios

Referencia: JP28062022PN

Photography: Eva Darron    

   

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EL PROTOCOLO COMO HERRAMIENTA ESTRATÉGICA DE COMUNICACIÓN

El protocolo es una herramienta  clave en las relaciones de los organismos públicos. Es una comunicación utilizada por las instituciones para trasladar diferentes mensajes y esto puede comprobarse en infinidad de situaciones y, sobre todo, en infinidad de eventos, siendo estos últimos el espacio en el que el protocolo adquiere su verdadero significado.

Por supuesto que la comunicación política no es ajena a esta situación, pues cuidar el protocolo y reforzarlo, ayuda, y mucho, a trasladar esos mensajes o esas ideas que van más allá del propio discurso. Sigue siendo clave en las relaciones, en los organismos públicos. 

Tener claras sus normas marca la diferencia. La sociedad ha cambiado y por ende el protocolo ha debido adaptarse a los nuevos tiempos.

La era de la digitalización es el factor de estos cambios, pero así mismo protocolo sigue siendo la pauta que marca la senda a las instituciones públicas para lograr el éxito, tanto en las grandes cumbres políticas como en la relación diaria con la sociedad que ha elegido a sus representantes.

La Dirección de Protocolo y Ceremonial de municipalidad  de General Deheza trabaja incansablemente para lograr los objetivos que se trazan los funcionarios que lo componen. Esto objetivos buscan facilitar un marco de orden y estructura en el que se puedan desarrollar acciones de forma ordenada. Estos están perfectamente legislados mediante Ordenanzas y Decreto y aplicados como los procedimientos y costumbres propios del municipio.

Es una disciplina con una complejidad tan especial que, por extensión, se ha asimilado también a todo lo concerniente con la organización de eventos en el ámbito popular. Pues ha comenzado a ser reclamado de forma espontánea fuera del ámbito oficial. Sin saber demasiado de que trata éste, diferentes ámbitos comenzaron a sentir que es una moderna tendencia que aporta un gran valor en la reputación y en lo que hoy denominamos mayormente, marca.

Como profesionales del protocolo tenemos que tener en cuenta que sus normativas son un ingrediente esencial, que unifican, afirman y consolidan los valores e identidad política de municipio.

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Redactado por Gustavo Rafael Caballero, especialista en Ceremonial y Protocolo,  Periodista y Locutor

27 de Junio 2022, Perú

Categoría: Protocolo de Negocios

Referencia: GF27062022PN

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

PROTOCOLO EMPRESARIAL EN LAS RELACIONES INTERNACIONALES

El respeto y el interés que mostremos por las costumbres de un país extranjero puede convertirse en el camino más fácil para alcanzar un buen acuerdo. El protocolo en las empresas es muy importante para las relaciones comerciales con las compañías y funcionarios extranjeros, por lo que se expondrá en el presente artículo los puntos a considerar dentro de un viaje de negocios a otro país por parte de los altos directivos de una corporación.

El éxito de las transacciones comerciales depende en mayor medida a la capacidad de adaptación y del respeto por las costumbres originarias de los empresarios con los que nos reuniremos. Por lo cual se analizarán los siguientes puntos, que son vitales para la interrelación con otras culturas en el ámbito de la empresa y del negocio:

La empresa, entender quiénes somos como empresa así también conocer la misión, visión y valores de la corporación a visitar.

Naturaleza del Viaje, es primordial saber cuál es el fin del viaje, si es para cerrar algún acuerdo, intercambio de conocimientos, una visita de cortesía, u otro. Dependiendo de esta información se procederá a organizar el viaje en mención.

 Presupuesto inicial, es necesario considerar el presupuesto inicial con el que se cuenta para el desarrollo de la organización y ejecución del viaje, para de esta manera no sobregirarnos ni tampoco tener un presupuesto ajustado.

Fecha y duración del viaje, saber las fechas y el espacio del desplazamiento es de gran importancia para poder fijar el presupuesto, actividades, tramites, documentación necesaria, logística y recomendaciones de la expedición de altos directivos.

Calendario de festivos, saber los días feriados o no laborables en la ciudad donde se desarrollen las reuniones o actividades permitirá que se pueda ir en días hábiles o laborables así de esta manera no se perderá tiempo y se maximizara las horas que dure la estancia.

Personas que viajan, cuantos miembros tendrá la expedición es otro de los puntos valiosos a la hora de trabajar los preparativos del viaje de negocios para así sacar presupuestos, reservas de hotel, la compra de boletos de avión, numero de reuniones, etc.

Documentación necesaria, para todo viaje es importante ver los papeles y documentos que se necesitaran presentar en la ciudad donde se realiza el evento. Además de los protocolos de bioseguridad COVID para el ingreso a un nuevo país.

 Trámites, saber que tramites realizar y ejecutarlos con anticipación evitaran que se pueda pasar un mal rato o una angustia innecesaria en la lucha contra el reloj por la realización de algún trámite.

 Seguros y coberturas, más vale que sobren seguros a que falte uno por ello se deberá considerar cual es el seguro y cobertura que se adecua mejor a los tiempos del viaje, el destino y los pasajeros de la expedición.

 Alojamiento, el hotel tiene que ser adecuado a la imagen que pretendemos dar y estar situado estratégicamente, que sea de fácil acceso y que disponga de los servicios necesarios para poder celebrar encuentros y reuniones.

El Hotel debe tener una ubicación muy privilegiada, estar cerca de varios restaurantes e instalaciones.

Se deberá brindar una cartilla con información del hotel a los directivos, la cual debe contar con los siguientes datos: nombre del hotel, dirección, teléfono, número de habitación y tipo de habitación. También proporcionar un mapa de ubicación del hotel.

Además, se entregará información al hotel si los directivos de la empresa tuvieran intolerancias alimenticias o dietas especiales para una adecuada atención a los altos funcionarios.         

 Agenda, se entregará a cada directivo en la oficina central un folder que contendrá, el programa detallado del viaje de negocios, un dossier cultural con información de la ciudad, una cartilla con números de contacto de las reuniones y de emergencia. Adicional a ello se brindará el número del jefe del gabinete de Protocolo de la empresa, donde podrán ponerse en contacto con la empresa, en caso sea necesario.

Itinerario, es el conjunto de actividades en detalle que se realizaran durante la estadía de la expedición.

Todos estos puntos mencionados son de utilidad en el ámbito del protocolo empresarial. Los códigos de comportamiento corporativo refuerzan la imagen de la empresa.

La adaptación, respeto e interés por las costumbres de los interlocutores pueden lograr firmar un buen acuerdo.

En la segunda parte de este artículo se abordarán temas relevantes al momento de desarrollar el viaje y el uso del protocolo en la gestión empresarial.

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Redactado por  Jorge Prado, Especialista en Protocolo y Eventos

18 de Junio 2022, Perú

Categoría: Protocolo de Negocios

Referencia: JP18062022PN

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

LA DIÁSPORA COMO NUEVA HERRAMIENTA EN LA DIPLOMACIA

Durante mucho tiempo la diplomacia ha ido cambiando y evolucionando. Se ha vuelto más visible y han surgido nuevas herramientas diplomáticas y de diplomacia. El número de actores ha crecido. La aparición de nuevas tecnologías, como las redes sociales, ha cambiado la forma en que se lleva a cabo la diplomacia. La diáspora, por otro lado, es una herramienta diplomática mucho menos discutida. La diáspora de un país también se puede utilizar para llevar a cabo la diplomacia. Tanto la ‘diáspora’ como la ‘diplomacia’ son conceptos que han ganado popularidad en los últimos años, lo que indica un alejamiento de la visión de la diáspora como una categoría descriptiva y la diplomacia como la práctica de los funcionarios estatales, respectivamente.

La diplomacia de la diáspora es un término relativamente nuevo que ha ganado vigencia en un momento en que cultivar las relaciones externas es un proceso multifacético con muchos participantes. La diplomacia de la diáspora influye y negocia entre naciones; utilizando la diáspora de un país para promover los intereses del país de origen.

Importancia de la Diplomacia de la Diáspora

Promueve el comercio transfronterizo actuando como intermediario, brindando información sobre el mercado y las preferencias de los consumidores tanto en el país anfitrión como en el país de origen. Las diásporas han contribuido al desarrollo de sus países de origen mediante el envío de remesas y la gestión de negocios en estos últimos; contribuye al alivio de la pobreza a nivel de los hogares a través de remesas enviadas a familiares; promueven la imagen y la cultura de su patria. Como resultado, sirven como una herramienta para mostrar el poder blando de un país. El poder blando es la capacidad de influir en otros para lograr los resultados deseados a través de la atracción en lugar de la coerción o el uso de la fuerza.

Limitaciones

La mayor parte de la diáspora migra a otros países en busca de mejores oportunidades. La comunidad de la diáspora de un país puede ser demasiado pequeña para marcar la diferencia. La diplomacia de la diáspora surge del hecho de que las diásporas pueden no estar dispuestas a comprometerse con su país de origen y su gobierno debido a su visión crítica de su país de origen y su gobierno. Como resultado, las diásporas pueden expresar su descontento en voz alta, afectando negativamente la imagen del país.

Enfoques de la diplomacia de la diáspora en la política exterior

Las diásporas con frecuencia están de acuerdo con las políticas de su país de origen sobre cuestiones de política exterior que enfrenta la patria y se movilizan para apoyar tales políticas. La colaboración entre los judíos estadounidenses y el gobierno israelí con respecto a la seguridad de Israel es un ejemplo de cooperación entre países de la diáspora.

Los desacuerdos de política exterior entre los países de origen y las diásporas se han producido previamente entre el gobierno de Irlanda y los irlandeses estadounidenses con respecto a Irlanda del Norte o entre el gobierno de Armenia y los armenios-estadounidenses con respecto al reconocimiento por parte de Turquía del genocidio armenio como condición para la normalización de las relaciones entre Turquía y Armenia.

Los gobiernos deberían asumir un papel de facilitadores más que de ejecutores. El intercambio de conocimientos y el acceso a la red son dos de los beneficios más significativos que un país puede obtener a través de la diplomacia de la diáspora. Las nuevas iniciativas diplomáticas por sí solas no darán como resultado una diplomacia exitosa de la diáspora si los ministerios de relaciones exteriores no adoptan una nueva mentalidad diplomática. Los países deben priorizar la comunicación, la cooperación y el fomento de una cultura abierta, flexible y transparente.

Diplomacia de la Diáspora en el Intercambio Cultural

El papel de la diáspora en el intercambio cultural, los asuntos internacionales y el desarrollo económico ahora está bien establecido. Lo que es nuevo es la creciente proliferación de estrategias nacionales para aprovecharlas activamente para la diplomacia pública. Las comunidades de la diáspora han dependido durante mucho tiempo de las redes para mantener los lazos culturales y económicos, pero las redes también son esenciales para el papel de la diáspora en la diplomacia pública. El concepto de redes de la diáspora como una extensión del poder duro (económico) y blando (cultural) de un país ahora es ampliamente aceptado. Durante siglos, las diásporas han servido como una extensión del prestigio (o declive) nacional. Se ha pensado mucho en la productividad económica de los migrantes, así como en el papel de las remesas para mantener los lazos culturales y ayudar al desarrollo.

Irlanda

Cuando se trata de la diplomacia y estrategia de la diáspora, Irlanda es un precursor que ha lanzado varias iniciativas únicas e innovadoras. Sin embargo, como se indica en la comunicación oficial de la Política de Diáspora de la DFA, todavía hay mucho que aprender de la diáspora y otros países. Como resultado, están dispuestos a aprender de los demás, así como a compartir sus conocimientos y experiencias. Reconocen que la DFA y la Unidad de Irlandeses en el Extranjero (la unidad especializada de la DFA para asuntos de la diáspora, en adelante IAU) no tienen el monopolio de este conocimiento, sino que es compartido por universidades irlandesas, ONG y particulares. En consecuencia, creen que todos estos actores deben comunicarse y colaborar para ampliar sus conocimientos sobre el tema. Finalmente, la DFA afirma que «apoyará los esfuerzos para utilizar a Irlanda como centro de investigación sobre el potencial y el alcance de las diásporas, así como la aplicación práctica de dicha investigación».

Grecia

Casi no ha habido investigación sobre la diplomacia de la diáspora griega. La investigación sobre la diáspora griega está disponible, pero no desde una perspectiva de Relaciones Internacionales. La única investigación sobre la diplomacia de la diáspora que se encuentra en la biblioteca del ministerio data de 1996 y se centra en el éxito de la diáspora griega en el cabildeo del gobierno estadounidense. La huida de los griegos después de la caída de Constantinopla (actual Estambul) ante los otomanos es uno de los momentos históricos más notables para usar el término diáspora griega. Actualmente, la Secretaría General para los Griegos en el Extranjero busca apoyar los intereses y expectativas de la diáspora mientras fortalece los lazos entre la diáspora y la patria. Los objetivos de GSGA incluyen ayudar a la diáspora a preservar la identidad nacional y cultural, así como la historia, la cultura y la religión; promover la cultura griega a través del tiempo; fortalecer las redes griegas en el extranjero que pueden tender puentes de amistad y cooperación entre Grecia y los demás países de acogida de la diáspora; apoyar los intereses nacionales griegos en el extranjero; proporcionando escuelas griegas, programas de acogida de jóvenes en el hogar y el uso de nuevas tecnologías; y financiar y sostener la operación de GSGA.

Conclusión

Los académicos pueden comprender las consecuencias sociales de la existencia dividida de la diáspora al situar a la diáspora en campos sociales globales que conectan sus lugares de origen y destino. Investigar la compleja red de relaciones y vínculos transnacionales diplomáticos, económicos, sociales, políticos y emocionales de la diáspora puede, en última instancia, hacer avanzar el estudio y la formulación de políticas en la diplomacia de la diáspora.

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Redactado por Eric Muhia, Estudiante de Posgrado en Estudios Internacionales y Diplomacia y Joven Diplomático

17 Junio 2022, Kenia

Categoria: Diplomacia 

Referencia: EM17052022D

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

DAR OBSEQUIOS Y HACER NEGOCIOS EN CHINA IV

HACIENDO NEGOCIOS EN CHINA III

REGALOS

Dar regalos forma parte de la cultura ancestral China y ofrecerlo, es una muestra de cortesía y de buena educación, aunque esta costumbre se daba sólo en el ámbito privado. En el ámbito gubernamental, los obsequios son ilegales para evitar posibles sobornos y, en el ámbito empresarial y político, existe cierta flexibilización circunstancial.

Aunque esta consideración de soborno ya no es generalizada, es posible que alguien rechace un regalo (inclusive por costumbre como se explicará posteriormente) o no muestre agrado. Algunas personas o colectivos no cambian ni se adaptarán a ciertos cambios.

Si se quiere hacer algún regalo, el más aceptable, es un banquete. Una buena forma de regalar para ellos, es una invitación a comer; generalmente, esta invitación es una forma de dar la bienvenida. Si nos invitan a una comida, tenemos que corresponder a nuestros anfitriones invitándoles a una similar. Esta manera de corresponder es una forma de seguir el protocolo chino y de ser educados respondiendo a sus atenciones.

De lo contrario, tengamos en cuenta que son muy apreciados los regalos del tipo occidental, y más los que tienen que ver con algún tipo de regalo costumbrista o típico del país de origen; es decir, los mejor aceptados para dar a una empresa son las artesanías de nuestro país y los libros que hablen de las costumbres, historia o geografía del mismo; (o de la región o zona de la que procedemos). Adicionalmente, requieren tener un mensaje muy claro con relación al tipo y la empresa que representamos. Nada que siembre duda. Si además de hacer el regalo, podemos explicar su significado, mucho mejor para ellos. De esta manera, encuentran una mayor justificación al mismo.

Entre los regalos más recomendados para hacer en nuestra visita a China podemos indicar los siguientes:

  • Si se vive en Europa, Cognac o brandy francés, whisky o cualquier tipo de licor propio del país.;
  • Plumas estilográficas o bolígrafos de calidad;
  • Encendedores y cigarros puros;
  • Accesorios de escritorio, como calculadoras y pequeños objetos de electrónica para el despacho o cualquier otro pequeño aparato de electrónica;
  • Libros de Historia, Folclore o Arte (mejor si hacen referencia a nuestro país);
  • Pequeñas pinturas enmarcadas y pequeñas esculturas;
  • En determinadas ocasiones, los sellos podrían ser parte de la afición china;
  • El ginseng es un detalle que ellos aprecian. Sobre todo, si el país de cultivo es nuestro país de origen.

Entre los regalos que no son recomendables, podemos citar:

  • Nada que tenga que ver con monedas o dinero en metálico;
  • El queso no suele estar en su dieta y por lo tanto, no es un regalo que ellos aprecien. No es un alimento que guste mucho;
  • El vino, tampoco es un regalo muy apropiado, por razones similares al anterior;
  • Regalar una cesta de fruta para ellos significa pobreza. Incluso si tiene una buena relación de amistad, la fruta no es buen regalo;
  • Así como el 4 es un número relacionado a la muerte, tampoco se debe hacer referencia al número 40 y por tanto, no regalar nada que se relacione con estos números;
  • No obsequiar nada en verde (una camiseta verde, un sombrero verde, etc.). Cualquier ropa que sea verde, para ellos significa que alguien de la familia ha cometido adulterio;
  • Se desaconseja regalar relojes si la persona que lo recibe es mayor. Es una insinuación que le queda poco tiempo de vida. El vocablo “reloj” implica muerte, entierro o funeral;
  • Otros regalos que pueden asociarse a temas de muerte o funeral son: sandalias de paja y pañuelos;
  • Las tijeras, cuchillos y cualquier otro objeto de corte, podría insinuar el corte de relaciones o amistades.

Hay grandes diferencias entre negociar con empresas privadas o hacerlo con organismos y entidades oficiales. Las primeras son mucho más receptivas a los cambios y se adaptan mejor a cualquier novedad. En ambos casos, si vamos a regalar, debemos hacerlo con bastante discreción. Los chinos suelen rechazar el regalo en una primera instancia y lo pueden rechazar hasta tres veces, pero si se insiste, (porque lo hacen por cortesía, por no parecer que están ansiosos de recibir algo) terminarán aceptando. Una vez que nos acepten el regalo mostrarán de forma visible su gratitud. Como contrapartida es fácil que quieran correspondernos con otro regalo. Si lo hacen, igualmente por cortesía, deberemos hacer un «ritual» similar al que hacen ellos; rechazarlo en un primer momento, y aceptarlo después de un segundo o tercer ofrecimiento.

También tenemos que diferenciar los regalos institucionales, de los regalos individuales. Si el regalo es institucional, de empresa a empresa, es probable que, para los chinos, tenga que haber para todos y no se debería dar regalos solamente a algunos de los componentes de la representación. Cuando se hacen regalos a todo un colectivo, a un equipo de negociación o una determinada delegación, no haremos distinciones entre ellos. Todos deben recibir el mismo tipo de regalo.

Si deseamos dar un regalo a una persona en concreto, no debe involucrar el plano personal y lo haremos en privado con discreción, cuidando no incomodar al resto del personal. Un solo regalo general para toda la representación debe ser otorgado en presencia de todos. Lo mejor sería darlo personalmente en las instalaciones de la empresa; al jefe o ejecutivo de mayor rango; al representante de mayor nivel de la delegación o líder del grupo de negociación con el que tengamos contacto, ya que ellos tienen un esquema jerárquico bastante rígido y sería incorrecto darlo a una persona de menor status.  Es decir, se muestra a todos, aunque solo se entregue al representante o portavoz. Por otro lado, es mejor asegurarnos de llevar una cantidad de regalos suficiente para corresponder a alguna atención sorpresa por nuestra visita.

Así mismo, si necesitamos mejorar la relación con una delegación, se admite dar un pequeño obsequio a cada uno, en el orden en que nos fueron presentados. Recordemos que las precedencias en China son muy importantes y merecen mucha atención. 

Los regalos se entregan con ambas manos y se reciben de la misma forma, como un rito que representa una “ofrenda”.

Aunque en el occidente es una costumbre, no se deben tomar fotografías de los regalos hechos, ni tan siquiera como recuerdo. Tampoco se toman fotografías de las instalaciones (al menos sin pedir permiso). Si se entrega un regalo a nivel general, para toda la representación o empresa y, se desea inmortalizar el momento, podremos hacerlo si los anfitriones otorgan el permiso.

Otra recomendación, tal vez la más importante, nunca damos un regalo de gran valor, porque avergonzaría al receptor del mismo. Siempre tiene que ser de un valor moderado. ¿La razón? Existe un orden de reciprocidad y eso podría implicar que obligamos a la contra parte a realizar el mismo esfuerzo monetario.  Por lo general, un regalo caro, se considerará ofensivo por nuestros homólogos orientales.

Empezar regalando cosas de valor, es un gran paso en falso; en un inicio, se regalan pequeños detalles. Cuando las negociaciones han concluido y se haya establecido una buena relación comercial, entonces podremos pensar en hacer algún tipo de regalo corporativo de cierto valor.

Otra consideración: al pasar por la aduana, los funcionarios chinos suelen revisar con cautela todos los paquetes que tratemos de introducir en el país y, sobre todo, los que contienen alimentos y lo hacen con bastante curiosidad. Si preguntan: ¿Qué es esto? o ¿Cómo funciona esto? Debemos dar una explicación lo más detallada posible. A ellos les agradan estas explicaciones.

Los pequeños objetos, casi nunca acarrean problemas, en cambio, los objetos de mucho valor, podrían tomarse como contrabando.

Asimismo, no se recomienda envolver el regalo antes de llegar a China, pues con toda seguridad lo tendremos que abrir en el control aduanero. Es muy probable que tengamos que desenvolverlos para mostrar su contenido.  Si se tienen que llevar los regalos empaquetados, que sea un paquete de fácil apertura.  El buen envoltorio, lo haremos en el hotel, después de pasar las inspecciones oportunas. 

Y, con relación al envoltorio, es muy importante; tan importante como el regalo. Por un lado, demuestra el interés que hemos puesto en él y por otro, el color puede dar un mensaje erróneo. Se tiene que evitar el negro, el blanco o azul, que representan muerte.

El mejor color para envolver el regalo será el rojo, que es el favorito y representa suerte. Otros colores a salvo de connotaciones especiales son el color rosa y el color dorado. Si el envoltorio es amarillo con letras negras también significa algo relacionado con funerales y muerte. No obstante, los colores pueden tener un significado ligeramente distinto en función de la localidad donde nos encontremos. Con el resto de colores hay que tener mucho cuidado pues en China, la mayor parte de los colores tienen un significado especial.

Una de las mejores opciones para librarnos de apuros, es optar por que envuelvan los regalos en una tienda o alguna dependencia del hotel.

Por añadidura, existen ciertas supersticiones con los números. Si se recibe un regalo con el número ocho (ocho flores, ocho vasitos, ocho platillos, etc.); es símbolo de buena suerte. Para ellos el número 6, es el número de la concordia, que ayuda a solucionar problemas o contratiempos y a suavizar situaciones tensas. Además del 4, otros números prohibidos son el 73 que significa funeral y el 84 que significa desgracia, propicio a los accidentes. Si se tiene alguna duda con algún número, lo sabio será preguntar, para evitar cualquier situación comprometida.

Al igual que los japoneses (por cierto, mejor no hablar de ellos, no es raro que tengan una aversión especial por ellos), los chinos no abren los regalos al momento de recibirlos.  La mayor parte de los regalos no son abiertos en presencia de los que regalan. Tienen la costumbre de abrirlos en privado. No obstante, muchos empresarios y ejecutivos que conocen las costumbres occidentales, podrían abrirlos en nuestra presencia, como detalle de cortesía hacia nosotros.

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Redactado por Claudia STOHMANN. R. d A., Comunicadora, oradora, escritora, experta de etiqueta y protocolo.

16 de Junio 2022, Bolivia

Categoría: Inteligencia Cultural

Referencia: CS16062022IC

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

EL ARTE DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Con el alto uso de nuestros dispositivos móviles y otras formas de comunicación mediática, nuestra sociedad despojándose de sus habilidades cotidianas comunes de interacciones cara a cara. Algunas personas tienen dificultad cuando se enfrenta a la tarea de mezclarse en una multitud de personas desconocidas y, a veces, familiares conocidos Preferimos enviar un mensaje de texto a alguien en la misma habitación que tener una conversación personal o evitar la comunicación por completo.

Las buenas habilidades de comunicación siguen siendo una parte vital de nuestras interacciones diarias. Un bien conversador puede hablar con cualquier persona sobre cualquier cosa de una manera relajada e informal que establece la gente se siente inmediatamente a gusto. Pueden hacer que un extraño se aleje sintiéndose como si los conozco desde hace años. Algunas personas tienen una «lengua de astilla» natural. Estar preparado con buenas habilidades de comunicación impulsarán su chat de manera que lo conviertan en un valioso invitado a la fiesta o lo distinguirá en un evento de networking, en funciones de la empresa o en una simple reunión social.

Para empezar, escucha más de lo que hablas. Irónicamente, la clave para ser un gran el conversador no está en el hablar sino en el escuchar. Si estás en una conversación con alguien y tú estás hablando todo el tiempo, probablemente seas el único interesado en lo que tú tienes que decir. Escucha lo que otros tienen que decir y escucha bien. Esto también dará lugar a preguntas y puede pedir que profundicen más las conversaciones.

Cuando haga preguntas, haga preguntas abiertas. Éstas fomentan el diálogo o proporcionar detalles en su respuesta. Por su parte, las preguntas cerradas obligan a una simple respuesta de sí o no; con ello enviará toda la conversación a un callejón sin salida en espiral descendente.

A menos que esté asistiendo a la convención de su partido político o a una función religiosa familiar, evite temas políticos y religiosos. Ambas áreas tratan asuntos muy personales para muchas personas y no son buenos para conversaciones ligeras en reuniones mixtas. Pueden agriar un estado de ánimo rápidamente. Además, tenga en cuenta que no debe hacer preguntas que sean demasiado personales o insultantes. Quieres hacer amigos, no enemigos.

Toma tu turno. Ya sea que la conversación sea con una o varias personas, únete. Una conversación

 es un proyecto de grupo en el que cada persona desempeña un papel. No te quedes parado como un espía. Contribuya a la conversación. ¡Este es el mejor momento para hacer sus preguntas abiertas si no tiene nada que agregar! Por otro lado, no comparta demasiado ni monopolice. No es un monólogo. Todos deberían contribuir. Cuando te sumes a la conversación, evita hablar o dirigir

su conversación a una sola persona. Haz contacto visual con los demás en el grupo. Ten cuidado para no interrumpir a los demás.

No seas Debbie o Donnie Downer. Nadie quiere entablar una conversación con alguien. ¿Quién no tiene más que comentarios negativos sobre todo? ¡La gente saldrá de tu presencia rápidamente!

Es la forma más rápida de encontrarse solo sin nadie con quien relacionarse. Trate de encontrar lo positivo en la conversación y responda a eso.

No se involucre en «superar». Entonces, ¿qué es one-upping? Ahí es cuando intentas superar a alguien o la historia de otra persona. Si tiene una buena historia para compartir, encuentre la manera de hacerlo sin hacer que la otra persona sienta que su historia no tiene valor. No solo es mezquino, sino que también es muy grosero. Es posible que tenga una excelente historia que compartir, pero reconsidere a riesgo de desinflar el globo de otra persona.

Piensa antes de hablar. La mayoría de los momentos de pie en la montura ocurren debido a una falta de pensamiento antes de hablar. Nunca quieres ser ofensivo, ni pretendas avergonzar a los demás; ten cuidado con lo que dices. Nunca sabes quién está escuchando, ni sabes lo que otros conocen.

Debes estar preparado con lo que decir y no decir. Antes de asistir a su evento, piensa en algunos temas y preguntas que serán de interés para cualquiera. “Una de las maneras más fáciles de iniciar una la conversación o mantenerse en contacto siempre ofrece valor”. (Kesha Kent, “La creación de redes es tu superpotencia”). Sobre todo, sé amable y confiado, esto te ayudará a ser un experto conversador.

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Redactado por Renita Jackson, Especialista en Etiqueta

14  Junio 2022, EU

Categoria: Etiqueta de Negocios 

Referencia: RJ14062022EN    

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

LA DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO EN LA GLOBALIZACIÓN

Este artículo está elaborado con ocasión del aniversario de un año de ProtocolToday Magazine Mentalidad Global, en la que su objeto social es compartir, promover, discutir y publicar a nivel mundial el principio del protocolo en diferentes sectores, así como deliberar sobre la mentalidad global.

Éste se define como un sistema de reglas que permite a los singulares, corporativos y sistemas actuar y comportarse correctamente en una situación formal. Por ejemplo, el protocolo se ha visto en diferentes situaciones, como en actividades deportivas, culturales, sociales, comerciales, diplomáticas y otras.

A medida que el mundo se volvió más globalmente conectado y más rápido, también se volvió imperativo aplicar procedimientos protocolares. De lo contrario, seguiremos enfrentando, en un futuro próximo, más escenarios pesimistas como las guerras en el mundo. Desde la perspectiva diplomática principalmente aquellas situaciones provocadas por sucesivos desencuentros e incumplimiento protocolar. Por lo tanto, las reglas son importantes para seguir conduciendo con seguridad en el mundo global, como ahora se conoce como la aldea global.

El Covid-19 fue una clara manifestación del protocolo en sentido propio durante la pandemia. Todas las naciones han adoptado el Protocolo Covid y han actuado juntas por un objetivo común. Sin embargo, la mentalidad global ha tenido un papel importante para ponerlos a todos en el mismo punto de la “canasta”. Entonces enfatizaría que es imperativo seguir discutiendo un tema tan importante que también está directamente conectado con la mentalidad global en los días de hoy.

Como estudiante de ProtocolToday Academy me gustaría resaltar la importancia del protocolo, haciendo referencia a la gran contribución en el campo de la Diplomacia del honorable embajador de Portugal, José Calvet de Magalhães, en su libro “El puro concepto de la Diplomacia”.

La importancia del protocolo en el ámbito diplomático aparece como un elemento sólido y un fundamento del concepto de Protocolo Diplomático. Su libro se basa en tratados internacionales y documentos protocolares que rigen las relaciones y organizaciones internacionales, con base en la Convención Internacional de Viena en materia de relaciones diplomáticas y consulares.

Además, el embajador José Calvet de Magalhães, fue referido por la carta dirigida al embajador Británico George Kennan, en la que afirmó: “Es particularmente importante que un libro como el tuyo, surgiera precisamente en este momento; por los acontecimientos recientes, especialmente con la aceleración de las comunicaciones electrónicas y los hábitos de viajes personales de los ministerios, y el jefe de Estado, tiene que plantear dudas en ciertos casos al público sobre los valores institucionales tradicionales de la Diplomacia”. Magalhães, J. (1995): El concepto puro de la diplomacia: Bertrand Editora.

Entonces, en el pasaje anterior, el autor obviamente mencionaba y enfatizaba la falta de protocolos y ética en algunas situaciones; por lo que podemos concluir que el protocolo es importante y esencial para la estabilidad del gobierno y, además, para solidificar la relación de confianza. entre gobernantes y gobernados.

El protocolo es extenso y difícil de resumir en este texto. Por lo tanto, este artículo muestra su descripción general y su impacto positivo de manera que ayuda a regular los procedimientos, conducir y coordinar negocios, negociaciones, acciones y comportamientos que pueden ser observados e implementados en diferentes sectores como protocolo cultural, protocolo social, protocolo de negocios, protocolo diplomático, etc.

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Redactado por Luciano Caianda, Estudiante de ProtocolToday Academy

 13 Junio 2022, Canada

Categoria: Protocol

Referencia: LC13062022BP

Revisado por Wilfredo Peréz, co-editor

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

EL ARTE DE PRESENTAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

El protocolo en el ámbito profesional se constituye como un instrumento facilitador de la actividad de la empresa, que le permite abordar con éxito la proyección y ejecución en los negocios. Toda actividad corporativa precisa de esta útil herramienta, pues, sin duda, lo reviste de representatividad, imagen, valores y una entidad propia que posibilita su competitividad y eficacia.

En el entorno empresarial la presencia tan notoria de encuentros de trabajo, actos sociales y demás acontecimientos en los que intervienen altos ejecutivos, empresarios, directivos y personal de empresas e instituciones, precisa de unas normas de comportamiento que permitan abordar con éxito el preámbulo de las relaciones entre personas desconocidas.  Las presentaciones son, por ello, primordiales para entablar un vínculo o relación temporal en tales circunstancias. Son una de las acciones más usuales dentro del protocolo, en todos sus ámbitos (oficial, social y profesional). En tal sentido, es innegable destacar su importancia en cualquier ámbito, más si cabe, dentro del complejo mundo de los negocios, otorgando en todo caso, unas primeras impresiones de calidad.

El arte de presentar debemos realizarlo con un ademán que revele modales apropiados que permitan una correcta actuación, cualquiera que sea el contexto en el que ésta se desarrolle. Lo usual es que sea una tercera persona, conocedora de ambas, la que se preste a realizar la misma. Una buena presentación debe ir seguida de un correcto saludo y acompañada de un tratamiento de cortesía. En éste, debemos descartar el empleo del “tú” pues implica connotaciones de afinidad, empleando el “usted” para conceder un trato cortés a aquellas personas que nos sean presentadas por primera vez. Este tratamiento es el adecuado y, además, se ha de observar respecto a los superiores o personas relevantes en la empresa. También son determinantes las pautas establecidas por la superioridad respecto al tratamiento que se debe utilizar entre todos los empleados en la compañía.

En el saber estar y actuar de las relaciones profesionales, al igual que ocurre en las presentaciones de cortesía, en España no existe un precepto legal al respecto, pero si unos usos sociales de comportamiento, que son el reflejo de los valores corporativos de la organización a la que se representa. En este caso, el protocolo organiza la cortesía en la conversación, en ese prolegómeno que son las presentaciones.  En su correcto uso debemos considerar unas circunstancias específicas que constituyan una conducta apropiada, proporcionando a aquél que la realiza una excelente carta de presentación.

En el caso de presentaciones de personas que ocupan un cargo, u ostentan un rango, se ha de facilitar primero la función que desarrolla la persona, para proporcionar después el nombre y apellidos. La mención de aquella es de trascendental importancia, más que el propio nombre o su apellido, pues permite jerarquizar las relaciones en función del estatus que se ostente. Por ejemplo: “Señor Director, le presento al nuevo jefe de Comunicaciones, el señor D. Antonio Goicoechea…”. Si omitimos sus cargos, no distinguiríamos rango alguno entre ellos y les otorgaríamos la misma condición. Veámoslo: “Señor Zúñiga, le presento al señor Goicoechea”. Respecto al orden a seguir en la presentación en estos casos, existe una tendencia generalizada, totalmente respetable, de que ha de ser presentado el de menor rango al de mayor rango. En tal sentido, comparto unos casos ficticios a modo de ejemplo, desarrollados tanto en un ámbito empresarial como social: En un acto de empresa el anfitrión presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y D. Carlos Azcuénaga. “…D. José M.ª permítame presentarle al director general de nuestra empresa, D. Carlos Azcuénaga.  Sr. Azcuénaga, el presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui”. El anfitrión de un cóctel presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y el Embajador Alemán en España. “…Sr. Embajador permítame presentarle al presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui: Sr. Anzoátegui, el Embajador de Alemania en España, D. Heinrich Bielich”.

Debo subrayar, sin embargo, que, dependiendo del caso, por pura funcionalidad de los negocios, a los que se le une también una lógica cortesía, se puede variar ese “orden”, que no deja de ser flexible, para adaptarse a cada situación particular.  En este contexto, comparto las palabras de D. Fernando Fernández, actual director de Relaciones Institucionales e Internacionales del Consejo de Estado, grandísimo experto español en la materia, y con quien tuve el honor de instruirme en esta disciplina en mi maestría. “…Personalmente, respeto esta práctica, pero mi experiencia me obliga a decir que cuando hay autoridades de alto rango siempre nos dirigimos primero al de mayor rango y más siendo delegaciones para que así ellos, si lo estiman oportuno, tengan la oportunidad de dar a conocer al jefe y miembros de la otra delegación, a las personas que le acompañan. En mi opinión es delicado ir presentando a cargos de una empresa o institución y dejar esperando un tiempo, por ejemplo, a un ministro, al presidente de un banco o compañía”.

En las presentaciones de clientes, al contrario de lo que ocurre en la cortesía social, nos hemos de referir primero al miembro de la empresa a la que se pertenece y, acto seguido, mencionar al cliente o invitado.

En las presentaciones entre compañeros de empresa, debemos mencionar su cargo si alguno de ellos o los dos, ostentaran tal condición. En caso contrario, es válido nombrar sus nombres y apellidos, siendo más acertado mencionar también, el departamento en el que desarrollan sus funciones. De este modo, en un contexto formal podría ser: “…Señora Alsogaray o Dña. Marta, le presento al nuevo compañero del departamento de Recursos Humanos, el señor D. Carlos Uriburu.”. Ni que decir tiene, que se podría utilizar el “tú”, dependiendo de la afinidad existente entre los propios compañeros.

En las presentaciones de personalidades sobradamente conocidas, se permite la omisión de su nombre, ya que, en caso de mencionarlo, podría restarle la importancia debida, excepto si se le presenta a una persona que trabaje en un ámbito totalmente diferente o extranjera. Así mismo, y siempre dependiendo del caso, no es necesario indicar su cargo, ya que, en algunas ocasiones no es pertinente indicar: “El Presidente del Gobierno, el señor Sánchez”, cuando es de sobra es conocido por su función.

En este proceso, en el que el desempeño de las relaciones en los negocios debe desenvolverse adecuadamente desde su preámbulo, resulta de interés enlazar estas líneas con la referencia a unas palabras del expresidente y fundador de la República Popular China, Mao Zedong: “Para el largo viaje de las mil millas, hemos de dar bien el primer paso”.

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Redactado por María Amorós, Experta en Protocolo y Relaciones Institucionales

03 Junio 2022, España

Categoria: Protocolo Empesarial 

Referencia: MA03062022BP

Traducido y revisado al ingles por Eric Muhia     

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