La forma como se desarrolla el proceso de comunicación, en el contorno interno o externo, puede advertirnos con amplia nitidez acerca de su eficiencia y, además, sobre un conjunto de características -en ocasiones inadvertidas- concernientes al clima laboral, la calidad de la atención al público, la óptima interacción entre las diversas jerarquías, entre otros elementos.
Ésta puede definirse como un asunto que envuelve un flujo continuo de mensajes, a través de la que sus miembros transmiten información e interpretan sus significados para persuadirse, buscando modificar comportamientos o actitudes; alimenta los sistemas sociales, facilita la integración, varía la conducta, plasma productiva la reciprocidad humana y mejora la comprensión de las políticas corporativas; hace fluida y positiva la convivencia y la obtención de resultados. Por último, puede convertirse en un “termómetro” orientado a reconocer la cultura de la organización.
En el contexto externo persigue los siguientes objetivos: estar al corriente del producto y/o servicio, difundir revelaciones, promover un mayor posicionamiento, servir como medio de recordación, recoger la opinión de clientes, guiar a proveedores, contribuir en la creación de una imagen corporativa o de marca, etc.
En el ámbito interno tiene una diversidad de connotaciones que repercutirán en el ambiente externo. De allí la importancia de implementar, evaluar y corregir aspectos que afectan su entendimiento e inspiración como medio para la consecución de ideales. Así, por ejemplo, busca hacer conocer las determinaciones de los más altos niveles de la empresa, establecer un nexo de ida y vuelta entre empleados y jefes y, por cierto, fomentar una relación integral.
Para ello, se efectúa la comunicación descendente, ascendente y horizontal. Detengámonos a explicar cada una: la descendente surge desde un cargo alto hacia personas de menor nivel jerárquico; sirve para dirigir y controlar. Es decir, está encaminada a la asignación de metas, instrucciones, políticas y retroalimentar al empleado. Ésta acrecienta el clima interno, potencia el rendimiento, permite la prevención de problemas, evita la existencia de murmuraciones, especulaciones e incertidumbres.
La ascendente se origina de un colaborador de menor jerarquía a un encargado o jefe. Suelen ser de menor número a las descendentes y su mayor tributo radica en que optimiza la toma de decisiones. Tiene como ventajas expandir la capacitación profesional, reducir los niveles de conflictividad, incrementar el grado de adhesión e identificación y elevar la autoestima del personal al sentirse parte de la corporación.
La horizontal se instaura habitualmente para espacios de conexión. Su aplicación puede redundar en la confianza y apertura. Entre sus principales virtudes están: aumenta la coordinación, acrecienta la atmósfera interna, fortalece la integración, anima la innovación y el trabajo en equipo.
Es imperativo asegurar que los mecanismos descritos funcionen en concordancia con las políticas institucionales a fin de evitar la gestación de rumores. Éste es un asunto espontáneo y cotidiano, con un contenido interesante, seductor, ambiguo, que debería ser creído y secreto; su transmisión es encadenada y exponencial; proviene de una fuente desconocida, pero “fiable”. Su subsistencia representa la más evidente manifestación de las deficiencias del sistema de comunicación. De lo contario, no habría lugar para su protagonismo y expansión.
Un aspecto trascendente consiste en conocer la genuina capacidad de comunicación de los más representativos funcionarios. Un profesional con excelsos estándares de habilidades duras, competencias e incluso larga trayectoria en el mercado laboral puede suponer que sabe comunicarse. Sin embargo, cuando se omite detectar oportunamente su ausencia de destreza, nace una dificultad de envergadura. Por lo tanto, recomiendo evaluar su asertividad, talento persuasivo y prolijidad de negociación. En ocasiones no siempre han sido entrenados para este propósito y, en consecuencia, se suscitarán problemas que se irradian en todas las esferas.
Al respecto, sugiero ejercitar una comunicación asertiva, cortés y cuidar los estilos con el propósito de certificar su comprensión y una buena interacción. Recuerde: las formas concluyen siendo tan significativas como el fondo. De allí la necesidad de exhibir sólidas habilidades blandas que aseguren un desenvolvimiento enmarcado en la tolerancia, la empatía, la afabilidad y diferentes componentes orientados a ratificar un entendimiento en el que, más allá de las posibles discrepancias, prevalezca el respeto y la armonía. No siempre se alcanza este propósito debido a negativos y desfavorables escenarios de trabajo.
La comunicación debe ameritar especial atención, sin importar el tamaño y actividad de la compañía. La coexistencia de omisiones, erradas interpretaciones y recados distorsionados acarrea un sinnúmero de impactos en la credibilidad, reputación y vínculo con sus audiencias. Soslayemos subestimar o prescindir adoptar las acciones correctivas. Es deseable realizar una auditoría con la finalidad de tener un diagnóstico independiente y acreditado.
En un mundo cada vez más interdependiente es un medio integrador, motivador, persuasivo, esclarecedor y destinado a una enriquecedora retroalimentación. Gracias a ésta se fortalece el intercambio, se forjan nuevos vínculos comerciales y se proyecta la identidad corporativa con los consiguientes beneficios que conlleva erigir un horizonte ambicioso, respetado y esperanzador. Comparto la aseveración del actor argentino Leandro Taub: “La mala comunicación puede hacer de la belleza, tragedia. La buena comunicación puede hacer de la tragedia, belleza”.
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Redactado por Wilfredo Pérez, expert in Protocol
27 Agosto 2023, Perú
Categoria: Protocolo de Negocios
Referencia: WP27082023BP
