TEMPLETE-MAGAZINE-ESPAGNOL-2023

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Un evento con protocolo es uno de los actos más importantes regulados por el protocolo diplomático. Cada paso de la ceremonia debe considerarse cuidadosamente.

La organización de la recepción requiere la máxima consideración de una gran cantidad de cuestiones, que van desde notificar a las autoridades hasta garantizar la llegada y salida de los automóviles en caso de clima inestable. Es útil recordar que la recepción no debe verse ensombrecida por sorpresas o preparaciones deficientes y bebidas de baja calidad.

En los eventos diplomáticos, todos los funcionarios deben recibir la atención adecuada a su rango. Los mismos signos de atención deben mostrarse a las personas que gozan de especial honor y respeto en la sociedad (por ejemplo, representantes del clero o las artes).

Al planificar el evento, deben considerarse los siguientes factores:

• fecha;
• el formato y el propósito del evento;
• localización;
• el número exacto de participantes;
• determinar el código de vestimenta apropiado;
• el procedimiento para atender a los invitados;
• pensar y crear un menú, de acuerdo a la cantidad requerida;
• elaborar un plan de acomodo en los asientos en la mesa e imprimir tarjetas de presentación;
• acordar el servicio, el orden de cobertura y las reglas para servir a los invitados;
• organizar la sala de recepción, teniendo en cuenta el orden del protocolo de instalación de banderas y la ejecución de himnos;
• comprobar el equipamiento técnico de la sala (sonido, iluminación, aire acondicionado o calefacción, etc.);
• comprobar la seguridad de las instalaciones;
• tener en cuenta la posible presencia de personas protegidas en el evento;
• preparar un saludo;
• aprobar el escenario del evento;
• tener en cuenta la necesidad de traducción oral y escrita de los discursos.

Deberá informarse previamente sobre los participantes en la recepción a quienes se enviará la invitación, por ejemplo, sus costumbres y peculiaridades nacionales.

Por lo tanto, la carne de cerdo y el alcohol no deben servirse a musulmanes ni a personas de fe judía. Durante el Ramadán, los musulmanes practican un ayuno estricto, no ingieren alimentos ni beben desde el amanecer hasta el atardecer. A un invitado de fe hindú no se le debe ofrecer carne de res (una vaca es un animal sagrado en la India).

Vale la pena cuidar el menú vegetariano y las bebidas no alcohólicas. También es aconsejable verificar las restricciones dietéticas de los invitados con anticipación.

Al determinar la fecha del evento, se deben tener en cuenta los días de ayuno, luto, fiestas nacionales y religiosas. Es necesario tener en cuenta la celebración o transmisión de eventos importantes (deportivos, culturales, religiosos, etc.) en estos días, a los que se puede invitar a los potenciales participantes del evento y, sobre todo, a los funcionarios.

El tiempo de recepción también es un factor importante. Debe corresponder al horario general de trabajo de los huéspedes, para que, por un lado, no interrumpa el proceso de trabajo y, por otro lado, no haga que los invitados esperen mucho tiempo después de la finalización de la jornada laboral.

Al elegir un código de vestimenta para invitados, es necesario tener en cuenta las características y tradiciones nacionales, la temporada y el clima. Se debe informar a los huéspedes sobre el código de vestimenta con anticipación para que puedan prepararse.

Debe comprar productos solo de proveedores en los que confíe plenamente y confiar su preparación a restaurantes de confianza, y no ahorrar en la cantidad de personal de servicio, para que la sala de recepción sea segura, limpia y hermosa, y los deseos de los huéspedes siempre sean atendidos.