El respeto y el interés que mostremos por las costumbres de un país extranjero puede convertirse en el camino más fácil para alcanzar un buen acuerdo. El protocolo en las empresas es muy importante para las relaciones comerciales con las compañías y funcionarios extranjeros, por lo que se expondrá en el presente artículo los puntos a considerar dentro de un viaje de negocios a otro país por parte de los altos directivos de una corporación.
El éxito de las transacciones comerciales depende en mayor medida a la capacidad de adaptación y del respeto por las costumbres originarias de los empresarios con los que nos reuniremos. Por lo cual se analizarán los siguientes puntos, que son vitales para la interrelación con otras culturas en el ámbito de la empresa y del negocio:
La empresa, entender quiénes somos como empresa así también conocer la misión, visión y valores de la corporación a visitar.
Naturaleza del Viaje, es primordial saber cuál es el fin del viaje, si es para cerrar algún acuerdo, intercambio de conocimientos, una visita de cortesía, u otro. Dependiendo de esta información se procederá a organizar el viaje en mención.
Presupuesto inicial, es necesario considerar el presupuesto inicial con el que se cuenta para el desarrollo de la organización y ejecución del viaje, para de esta manera no sobregirarnos ni tampoco tener un presupuesto ajustado.
Fecha y duración del viaje, saber las fechas y el espacio del desplazamiento es de gran importancia para poder fijar el presupuesto, actividades, tramites, documentación necesaria, logística y recomendaciones de la expedición de altos directivos.
Calendario de festivos, saber los días feriados o no laborables en la ciudad donde se desarrollen las reuniones o actividades permitirá que se pueda ir en días hábiles o laborables así de esta manera no se perderá tiempo y se maximizara las horas que dure la estancia.
Personas que viajan, cuantos miembros tendrá la expedición es otro de los puntos valiosos a la hora de trabajar los preparativos del viaje de negocios para así sacar presupuestos, reservas de hotel, la compra de boletos de avión, numero de reuniones, etc.
Documentación necesaria, para todo viaje es importante ver los papeles y documentos que se necesitaran presentar en la ciudad donde se realiza el evento. Además de los protocolos de bioseguridad COVID para el ingreso a un nuevo país.
Trámites, saber que tramites realizar y ejecutarlos con anticipación evitaran que se pueda pasar un mal rato o una angustia innecesaria en la lucha contra el reloj por la realización de algún trámite.
Seguros y coberturas, más vale que sobren seguros a que falte uno por ello se deberá considerar cual es el seguro y cobertura que se adecua mejor a los tiempos del viaje, el destino y los pasajeros de la expedición.
Alojamiento, el hotel tiene que ser adecuado a la imagen que pretendemos dar y estar situado estratégicamente, que sea de fácil acceso y que disponga de los servicios necesarios para poder celebrar encuentros y reuniones.
El Hotel debe tener una ubicación muy privilegiada, estar cerca de varios restaurantes e instalaciones.
Se deberá brindar una cartilla con información del hotel a los directivos, la cual debe contar con los siguientes datos: nombre del hotel, dirección, teléfono, número de habitación y tipo de habitación. También proporcionar un mapa de ubicación del hotel.
Además, se entregará información al hotel si los directivos de la empresa tuvieran intolerancias alimenticias o dietas especiales para una adecuada atención a los altos funcionarios.
Agenda, se entregará a cada directivo en la oficina central un folder que contendrá, el programa detallado del viaje de negocios, un dossier cultural con información de la ciudad, una cartilla con números de contacto de las reuniones y de emergencia. Adicional a ello se brindará el número del jefe del gabinete de Protocolo de la empresa, donde podrán ponerse en contacto con la empresa, en caso sea necesario.
Itinerario, es el conjunto de actividades en detalle que se realizaran durante la estadía de la expedición.
Todos estos puntos mencionados son de utilidad en el ámbito del protocolo empresarial. Los códigos de comportamiento corporativo refuerzan la imagen de la empresa.
La adaptación, respeto e interés por las costumbres de los interlocutores pueden lograr firmar un buen acuerdo.
En la segunda parte de este artículo se abordarán temas relevantes al momento de desarrollar el viaje y el uso del protocolo en la gestión empresarial.
PROMUEVA SU EMPRESA INTERNACIONALEMENTE EN NUESTRO MAGAZINE MENTALIDAD GLOBAL
Redactado por Jorge Prado, Especialista en Protocolo y Eventos
18 de Junio 2022, Perú
Categoría: Protocolo de Negocios
Referencia: JP18062022PN
