En la primera parte I del articulo “Protocolo en las Relaciones Internacionales de la Empresa” se analizó los elementos a considerar en los preparativos de un viaje de altos funcionarios de una compañía. El protocolo en el ámbito de la empresa se está instaurando como una necesidad. El correcto uso de las herramientas que brinda el protocolo es importante en la construcción de la reputación corporativa a través de los viajes de negocios de los altos funcionarios de la empresa por lo que, en esta segunda parte, se revisará algunos puntos a realizar durante el viaje, así como algunas otras consideraciones importantes a la hora de ejecutar un viaje de negocios.
Objetivos, se tiene que establecer los objetivos a alcanzar durante el viaje para luego valorar si se logró la obtención de ellos. Algunos de ellos podrían ser los siguientes:
- Visita a las empresas para conocer de primera mano el desarrollo de las mismas.
- Concretar acuerdos de apoyo tecnológico.
- Firmar alianzas estratégicas para la representación.
Reuniones, organizar previo al viaje todas las reuniones con las que contaran los directivos de la empresa e informarles con detalle (fecha, duración, locación, participantes, temas a tratar, etc.) de cada una de ellas.
Contactos, se proveerá de dos cartillas de teléfonos y direcciones de interés para cualquier tipo de incidencia a cualquiera de los altos directivos. La lista de contactos para las reuniones y coordinaciones la ciudad a visitar y así también de una lista de contactos de emergencia.
La lista de contactos, deberá contener el nombre de la institución, nombre y apellido del contacto, cargo, teléfono y dirección.
La lista de números de emergencia debe contener el nombre de la institución, teléfono y dirección.
Regalos Institucionales, los regalos institucionales son uno de los aspectos formales en las instituciones y ayudan a generar buenas relaciones, son los detalles unidos a la cortesía que se pueden ver en los regalos.
Estos presentes conllevan implícita en su entrega muestras de respeto, de agrado y de ir consiguiendo un mayor grado de confianza entre ambas partes, elementos que, a medio y largo plazo, pueden suponer apoyos indiscutibles a la hora de tomar ciertas decisiones o firmar un acuerdo específico. Estos regalos estarán alineados a la política de la empresa.
Dentro de las consideraciones que tendremos es que se tendrá mucho cuidado en su embalaje, llevará un envoltorio con el logo de la empresa, además de una buena presentación. Se sugiere añadir una tarjeta con un mensaje escrito a mano de parte del gerente general.
Dossier para las reuniones, se preparará un dossier de la empresa tanto en español como en inglés para las reuniones de trabajo a realizar con las diferentes empresas.
Dossier cultural del país de destino, en este dossier se encontrará información muy relevante del lugar destino, así como la manera de hacer negocio con los locales y datos importantes como por ejemplo restaurantes de comida con opción vegana cuidando todos los detalles para los altos directivos, entre otra información necesaria para este viaje de negocios.
Presupuesto, una de las partes neurálgicas del éxito de la organización del viaje es sin duda el presupuesto, debido a que con el sabremos que podemos y que no se puede hacer para este viaje. El prepuesto no debe ser un limitante para poder crear una buena imagen de la empresa frente a los hombres de negocio con los cuales se realizarán las reuniones y actividades.
Como conclusión, el éxito del viaje dependerá mucho en conocer la cultura y la habilidad en asimilarla rápidamente. Es importante cuidar todos los detalles del viaje y brindar la mayor cantidad posible de información previa a los directivos de la empresa. El personal de protocolo es el responsable de preparar toda la información descrita en este articulo para así poder sacar el máximo provecho a este viaje y alcanzar los objetivos trazados.
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Redactado por Jorge Prado, Especialista en Protocolo y Eventos
28 de Junio 2022, Perú
Categoría: Protocolo de Negocios
Referencia: JP28062022PN
Photography: Eva Darron
