Desde el punto vista organizativo, son necesarios unos objetivos bien definidos que busquen la satisfacción de los invitados y se concreten en un plan de acción que cumpla el propósito definido por los anfitriones.
En su planificación hay que atender a una serie de factores que requieren de una atención especial, y a los cuales voy a referirme.
Idoneidad de la fecha de celebración. En la elección de la fecha intervienen elementos que son de primordial interés en su precisión. Ha de optarse por la más adecuada atendiendo a días festivos, festividades religiosas y convocatorias de otros eventos con interés social relevante o que reúnan a la comunidad diplomática si queremos asegurar la presencia de nuestros invitados.
El listado de invitados. De innegable importancia, ha de realizarse en función del propósito y naturaleza de la cena procurando, para facilitar su desarrollo, una cierta afinidad y homogeneidad que permita un equilibrio de estamentos entre los asistentes. Se ha de confeccionar para ello una lista de comensales, a los que se cursará la posterior invitación, de forma que favorezca el cumplimiento de dicho objetivo.
La Invitación. Tratándose de una cena formal, su forma adecuada es la impresa, admitiendo su estilo diversos formatos. Eso sí, debe contener la información elemental de la cena como son la identidad de los anfitriones, de los invitados y su tratamiento, motivo de la invitación, lugar, fecha, hora, dirección, teléfono de confirmación y etiqueta. Es recomendable sugerir la misma y es gentileza de los invitados, el cumplirla. El sobre debe ser de calidad adecuada, debiendo figurar en el mismo, nombre, cargo y tratamiento de las personas a quienes que va dirigida. Si se trata de una ocasión informal, podrá realizarse verbalmente, por teléfono o en persona, lo más habitual hoy día. La información transmitida ha de ser la misma. En cuanto al plazo de antelación para el envío o su comunicación, la regla clásica recomienda entre quince y veinte días, aunque también sería apropiado entre veinte y treinta.
Elección del menú más conveniente para la ocasión. Aperitivo. Ha de ser suficiente para no saciar el apetito y consistir en dos o, a lo sumo, tres clases de refrigerios presentados en pequeños bocados, que puedan cogerse con la mano y tomarse de una sola vez. Lo ideal en su duración, son unos treinta minutos, pudiendo alargarse un poco más. Comida. El menú ha de ser pensado y elaborado no sólo en función del gusto del anfitrión. Al igual que con el apetitivo, se han de tener en cuenta las posibles incompatibilidades de los invitados con algunos alimentos, en razón de su preferencia alimentaria, por su religión, o debido a sus alergias o intolerancias alimenticias. Bebida. Se recomienda ofrecer una selección de vinos, en sus variedades de blanco y tinto. Agua mineral con y sin gas, zumos, bebidas con y sin alcohol, refrescos y cerveza. Evidentemente durante la cena solo se ofrecerán las variedades de blanco y tinto, agua, y, dada la ocasión, champán o cava.
La Presidencia. Establece el lugar donde han de sentarse los “señores de la casa”, es decir, los anfitriones. Existen dos sistemas de colocación: en el centro de la mesa, como es en el caso de la presidencia francesa, o en los extremos de la misma, como es en el caso de la presidencia inglesa. En tal sentido, es conveniente determinar su situación. Si se utiliza el sistema francés, el anfitrión se sienta frente a las ventanas y en el caso de la anfitriona, lo hace frente a la puerta por donde accede el servicio. Sin embargo, en el sistema anglosajón, el anfitrión ha de hacerlo frente a la puerta de entrada de los invitados y la anfitriona, frente a la puerta de acceso del servicio. En los supuestos de comedores con ventanas en un extremo de la habitación, o de comedores sin ventanas, éstos dos sistemas toman el mismo punto de referencia para definir tal posición, la entrada del servicio, quedando ésta frente a la anfitriona. Cesión de la presidencia. Cuando el anfitrión cede su puesto voluntariamente en la cena, ha de ubicarse a la izquierda de quien preside. Sin embargo, en los casos en los que la cesión es obligada, ha de colocarse a su derecha.
Las Precedencias. Son las que van a definir el orden y prelación de los invitados en función de su primacía, rango, nivel o relevancia. Por tanto, son de consideración aún en actos privados, ya que son testimonio de cortesía. Ha de analizarse para ello, caso por caso, a cada uno de los componentes del listado de invitados, teniendo en cuenta dichas prelaciones que permitan realizar una aplicación práctica de las mismas. Éstas se han de utilizar con flexibilidad, de tal forma que los anfitriones son libres de emplearlas como gusten siempre que se sea congruente y justo en su aplicación.
Colocación de los invitados en la mesa. Procederemos a ubicarlos siguiendo el orden de precedencia previamente establecido. Para ello podemos utilizar dos métodos. Sistema del Reloj. Los comensales se sientan imitando el movimiento de las agujas del reloj, situándose alrededor de los anfitriones comenzando por el invitado número 1 en orden de precedencia, y siguiendo por el número 2 y así sucesivamente: derecha de la primera presidencia, izquierda de la primera presidencia; derecha de la segunda presidencia, izquierda de la segunda presidencia hasta acomodar a todos los invitados en la mesa. Sistema Cartesiano. La colocación de los invitados sigue la dirección de las aspas de una equis. Se comienza por el invitado número 1 en orden de precedencia, se sigue por el número 2 hasta llegar al último: derecha de la primera presidencia, derecha de la segunda presidencia; izquierda de la primera presidencia, izquierda de la segunda presidencia hasta ubicar a todos los comensales.
Servicio de mesa. Es indispensable vestir elegantemente la mesa para tal ocasión, con su muletón y mantel, la vajilla, las copas, los cubiertos, las servilletas y los platitos de pan. Todo el conjunto compone el llamado servicio personal de mesa. En su decoración, al estilo de los anfitriones, ha de imperar el buen gusto y no ha de superarse una altura determinada que impida la visión frontal entre los invitados. Respecto a la colocación de los cubiertos y su uso, tomando el plato como centro, lo hacemos en razón de cómo se va a cenar, es decir de fuera hacia adentro.
Bienvenidas y despedidas de los invitados. Los anfitriones deben ser cuidadosos en las formas en lo referente a las bienvenidas y despedidas. Los invitados son recibidos en el vestíbulo o entrada, acompañándolos hasta la salida, cuando se marchen y agradeciéndoles el haber acudido a dicha convocatoria. La despedida de los invitados, una vez concluida la cena, puede comenzar una vez producida la salida del invitado principal. Las fórmulas utilizadas por los organizadores deben ser concisas y afables.
Como decía Aristóteles, “Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito¨.
PROMUEVA SU EMPRESA INTERNACIONALMENTE EN MAGAZINE MENTALIDAD GLOBAL
Escrito por María Amorós Gurriarán, Experto en Protocolo y Relaciones Institucionales
18 de Abril 2022, España
Categoría: Protocolo
Referencia: MA18042021P
