EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

Hoy en día todas las empresas buscan ese elemento diferenciador de sus competidores para de esta manera mejorar su imagen corporativa ante los diferentes grupos de interés o stakeholders.

 Las compañías invierten en I+D+i (Investigación + Desarrollo e innovación) para la mejora constante del producto, pero un plus al servicio, sería el protocolo como un elemento diferenciador, por lo que se explicara, como esta herramienta puede mejorar la imagen corporativa.

Dentro de la comunicación corporativa todo comunica y la imagen que proyectamos como empresa también. Por ello surge la pregunta ¿Qué es la imagen corporativa?

La imagen corporativa es lo que la empresa dice + lo que la empresa hace, esto es la imagen.

Tener una imagen positiva ayuda en:

• Obtener el respeto y aceptación del público.
• Potenciar la imagen de la marca.

¿Cómo puede ayudar el Protocolo Empresarial a nuestra imagen corporativa?

Para poder responder a esta pregunta es importante saber algunos conceptos claves.

El protocolo es el conjunto de normas establecidas por ley o tradición, usos y costumbres para la realización de un determinado acto oficial y actos no oficiales. Dentro del protocolo podemos encontrar el protocolo oficial, protocolo militar, protocolo religioso, protocolo universitario, protocolo deportivo entre otros, pero también existe el protocolo empresarial y es aquel que se desarrolla dentro de las corporaciones. Por lo que el protocolo no solo se enmarca dentro de lo palatino (propio de los palacios) si no que puede ser una herramienta diferencial de la imagen corporativa. Es importante entonces entender que esta disciplina es una herramienta más en la comunicación al servicio de la empresa.

El buen protocolo transmite mensajes y demuestra hacia afuera que internamente la empresa o casa está en orden. Por lo que el protocolo en el ámbito empresarial se ha vuelto una necesidad. Es una herramienta para llegar a la excelencia.

Protocolo en la empresa es:

• La cortesía;
• El cuidado por la imagen de la empresa y su personal;
• Los discursos;
• Diseño de espacios y escenarios en eventos y reuniones;
• Cuidado de los invitados;
• Organización de eventos de manera integral;

 Es importante desarrollar un manual interno de protocolo, el cual incluya normas y recomendaciones, para la elaboración de actos, así como aspectos de carácter más social, tales como la imagen personal.

En los actos de la empresa es importante protocolizar los eventos para de esta manera dar un realce a la imagen corporativa y verlo como un elemento diferenciador en la comunicación corporativa. Los eventos que se pueden organizar, son eventos corporativos (reuniones de trabajo, firma de convenios, junta general de accionistas, entrega de premios), así también  los  eventos comerciales (ferias, congresos, presentaciones) , otros eventos (colocación de la primera piedra, visita de obra, inauguraciones y descubrimiento de placas conmemorativas); eventos externos, con repercusión social organizado regularmente por terceros ( patrocinio de actos) con lo que se potencia la imagen de la empresa.

Los actos bien gestionados, ayudaran a potenciar la imagen de la empresa.

 Las partes del acto protocolario en eventos de empresa son los siguientes:

• Símbolos corporativos, como el logo de la empresa el cual deberá estar presente en la bandera institucional, que llevará los colores de la empresa, las invitaciones, banner publicitario del acto, etc. Hay que resaltar que el logo de la empresa debe estar en los puntos de fotografía como la mesa de presidencia.
• El anfitrión y la Presidencia, el anfitrión es la persona que motiva el acto, tiene gran responsabilidad en la toma de decisiones. Es la imagen y representa a la empresa en el acto.
• Los invitados, se tiene que establecer una lista de invitados, con su respectivo tratamiento. Se tiene que ordenar a esos invitados (autoridades, invitados de honor, invitados especiales, colaboradores, clientes, patrocinadores, invitados generales y los consortes)
• La recepción de invitados, definir quien recibe, desde donde recibe.
• Las precedencias y tratamientos.
• Sala VIP, es una zona exclusiva, un área cómoda, con baño privado, bebidas y comidas. Es una sala de espera hasta que comience el evento.
• Los discursos, cuentan con una formula particular para cada tipo de evento, por lo que el jefe del gabinete de protocolo será el que de la pauta.
• Accesos y seguridad del evento.
• Acreditaciones.
• Los regalos institucionales o los regalos corporativos, ayudan a generar buenas relaciones institucionales y van de la mano con la cortesía que se ve impresa en estos detalles, los cuales irán alineados a la política de la empresa y detallados en un catálogo de regalos corporativos, el cual tendrá niveles para los diferentes públicos (socios, proveedores, visitantes, etc.), esto nos ayudar a saber que regalar y cuando regalar.
• El libro de honor, es un libro cuyo fin es que todas las personalidades e invitados de honor, que asisten a los actos organizados por la compañía puedan firmarlo. Confeccionado de un material que lo realce y adorne con una portada en relieve de plata por ejemplo y debe contar con el logo de la empresa.
• La despida en los actos también tiene un protocolo a seguir, siendo la autoridad más importante la que abandona primero el acto y será acompañado por quien lo recibió de parte de la compañía, generando una sensación en el visitante de haber sido atendido en todo momento, tanto en llegada como en la despedida.

Finalmente es bueno realizar una medición del impacto y resultados. Se tienen que organizar eventos a medida, siendo creativos impactantes y con contenido, generando un recuerdo memorable.

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