PROTOCOLO EMPRESARIAL EN LAS RELACIONES INTERNACIONALES

El respeto y el interés que mostremos por las costumbres de un país extranjero puede convertirse en el camino más fácil para alcanzar un buen acuerdo. El protocolo en las empresas es muy importante para las relaciones comerciales con las compañías y funcionarios extranjeros, por lo que se expondrá en el presente artículo los puntos a considerar dentro de un viaje de negocios a otro país por parte de los altos directivos de una corporación.

El éxito de las transacciones comerciales depende en mayor medida a la capacidad de adaptación y del respeto por las costumbres originarias de los empresarios con los que nos reuniremos. Por lo cual se analizarán los siguientes puntos, que son vitales para la interrelación con otras culturas en el ámbito de la empresa y del negocio:

La empresa, entender quiénes somos como empresa así también conocer la misión, visión y valores de la corporación a visitar.

Naturaleza del Viaje, es primordial saber cuál es el fin del viaje, si es para cerrar algún acuerdo, intercambio de conocimientos, una visita de cortesía, u otro. Dependiendo de esta información se procederá a organizar el viaje en mención.

 Presupuesto inicial, es necesario considerar el presupuesto inicial con el que se cuenta para el desarrollo de la organización y ejecución del viaje, para de esta manera no sobregirarnos ni tampoco tener un presupuesto ajustado.

Fecha y duración del viaje, saber las fechas y el espacio del desplazamiento es de gran importancia para poder fijar el presupuesto, actividades, tramites, documentación necesaria, logística y recomendaciones de la expedición de altos directivos.

Calendario de festivos, saber los días feriados o no laborables en la ciudad donde se desarrollen las reuniones o actividades permitirá que se pueda ir en días hábiles o laborables así de esta manera no se perderá tiempo y se maximizara las horas que dure la estancia.

Personas que viajan, cuantos miembros tendrá la expedición es otro de los puntos valiosos a la hora de trabajar los preparativos del viaje de negocios para así sacar presupuestos, reservas de hotel, la compra de boletos de avión, numero de reuniones, etc.

Documentación necesaria, para todo viaje es importante ver los papeles y documentos que se necesitaran presentar en la ciudad donde se realiza el evento. Además de los protocolos de bioseguridad COVID para el ingreso a un nuevo país.

 Trámites, saber que tramites realizar y ejecutarlos con anticipación evitaran que se pueda pasar un mal rato o una angustia innecesaria en la lucha contra el reloj por la realización de algún trámite.

 Seguros y coberturas, más vale que sobren seguros a que falte uno por ello se deberá considerar cual es el seguro y cobertura que se adecua mejor a los tiempos del viaje, el destino y los pasajeros de la expedición.

 Alojamiento, el hotel tiene que ser adecuado a la imagen que pretendemos dar y estar situado estratégicamente, que sea de fácil acceso y que disponga de los servicios necesarios para poder celebrar encuentros y reuniones.

El Hotel debe tener una ubicación muy privilegiada, estar cerca de varios restaurantes e instalaciones.

Se deberá brindar una cartilla con información del hotel a los directivos, la cual debe contar con los siguientes datos: nombre del hotel, dirección, teléfono, número de habitación y tipo de habitación. También proporcionar un mapa de ubicación del hotel.

Además, se entregará información al hotel si los directivos de la empresa tuvieran intolerancias alimenticias o dietas especiales para una adecuada atención a los altos funcionarios.         

 Agenda, se entregará a cada directivo en la oficina central un folder que contendrá, el programa detallado del viaje de negocios, un dossier cultural con información de la ciudad, una cartilla con números de contacto de las reuniones y de emergencia. Adicional a ello se brindará el número del jefe del gabinete de Protocolo de la empresa, donde podrán ponerse en contacto con la empresa, en caso sea necesario.

Itinerario, es el conjunto de actividades en detalle que se realizaran durante la estadía de la expedición.

Todos estos puntos mencionados son de utilidad en el ámbito del protocolo empresarial. Los códigos de comportamiento corporativo refuerzan la imagen de la empresa.

La adaptación, respeto e interés por las costumbres de los interlocutores pueden lograr firmar un buen acuerdo.

En la segunda parte de este artículo se abordarán temas relevantes al momento de desarrollar el viaje y el uso del protocolo en la gestión empresarial.

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Redactado por  Jorge Prado, Especialista en Protocolo y Eventos

18 de Junio 2022, Perú

Categoría: Protocolo de Negocios

Referencia: JP18062022PN

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

LA DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROTOCOLO EN LA GLOBALIZACIÓN

Este artículo está elaborado con ocasión del aniversario de un año de ProtocolToday Magazine Mentalidad Global, en la que su objeto social es compartir, promover, discutir y publicar a nivel mundial el principio del protocolo en diferentes sectores, así como deliberar sobre la mentalidad global.

Éste se define como un sistema de reglas que permite a los singulares, corporativos y sistemas actuar y comportarse correctamente en una situación formal. Por ejemplo, el protocolo se ha visto en diferentes situaciones, como en actividades deportivas, culturales, sociales, comerciales, diplomáticas y otras.

A medida que el mundo se volvió más globalmente conectado y más rápido, también se volvió imperativo aplicar procedimientos protocolares. De lo contrario, seguiremos enfrentando, en un futuro próximo, más escenarios pesimistas como las guerras en el mundo. Desde la perspectiva diplomática principalmente aquellas situaciones provocadas por sucesivos desencuentros e incumplimiento protocolar. Por lo tanto, las reglas son importantes para seguir conduciendo con seguridad en el mundo global, como ahora se conoce como la aldea global.

El Covid-19 fue una clara manifestación del protocolo en sentido propio durante la pandemia. Todas las naciones han adoptado el Protocolo Covid y han actuado juntas por un objetivo común. Sin embargo, la mentalidad global ha tenido un papel importante para ponerlos a todos en el mismo punto de la “canasta”. Entonces enfatizaría que es imperativo seguir discutiendo un tema tan importante que también está directamente conectado con la mentalidad global en los días de hoy.

Como estudiante de ProtocolToday Academy me gustaría resaltar la importancia del protocolo, haciendo referencia a la gran contribución en el campo de la Diplomacia del honorable embajador de Portugal, José Calvet de Magalhães, en su libro “El puro concepto de la Diplomacia”.

La importancia del protocolo en el ámbito diplomático aparece como un elemento sólido y un fundamento del concepto de Protocolo Diplomático. Su libro se basa en tratados internacionales y documentos protocolares que rigen las relaciones y organizaciones internacionales, con base en la Convención Internacional de Viena en materia de relaciones diplomáticas y consulares.

Además, el embajador José Calvet de Magalhães, fue referido por la carta dirigida al embajador Británico George Kennan, en la que afirmó: “Es particularmente importante que un libro como el tuyo, surgiera precisamente en este momento; por los acontecimientos recientes, especialmente con la aceleración de las comunicaciones electrónicas y los hábitos de viajes personales de los ministerios, y el jefe de Estado, tiene que plantear dudas en ciertos casos al público sobre los valores institucionales tradicionales de la Diplomacia”. Magalhães, J. (1995): El concepto puro de la diplomacia: Bertrand Editora.

Entonces, en el pasaje anterior, el autor obviamente mencionaba y enfatizaba la falta de protocolos y ética en algunas situaciones; por lo que podemos concluir que el protocolo es importante y esencial para la estabilidad del gobierno y, además, para solidificar la relación de confianza. entre gobernantes y gobernados.

El protocolo es extenso y difícil de resumir en este texto. Por lo tanto, este artículo muestra su descripción general y su impacto positivo de manera que ayuda a regular los procedimientos, conducir y coordinar negocios, negociaciones, acciones y comportamientos que pueden ser observados e implementados en diferentes sectores como protocolo cultural, protocolo social, protocolo de negocios, protocolo diplomático, etc.

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Redactado por Luciano Caianda, Estudiante de ProtocolToday Academy

 13 Junio 2022, Canada

Categoria: Protocol

Referencia: LC13062022BP

Revisado por Wilfredo Peréz, co-editor

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

EL ARTE DE PRESENTAR EN UN CONTEXTO EMPRESARIAL

El protocolo en el ámbito profesional se constituye como un instrumento facilitador de la actividad de la empresa, que le permite abordar con éxito la proyección y ejecución en los negocios. Toda actividad corporativa precisa de esta útil herramienta, pues, sin duda, lo reviste de representatividad, imagen, valores y una entidad propia que posibilita su competitividad y eficacia.

En el entorno empresarial la presencia tan notoria de encuentros de trabajo, actos sociales y demás acontecimientos en los que intervienen altos ejecutivos, empresarios, directivos y personal de empresas e instituciones, precisa de unas normas de comportamiento que permitan abordar con éxito el preámbulo de las relaciones entre personas desconocidas.  Las presentaciones son, por ello, primordiales para entablar un vínculo o relación temporal en tales circunstancias. Son una de las acciones más usuales dentro del protocolo, en todos sus ámbitos (oficial, social y profesional). En tal sentido, es innegable destacar su importancia en cualquier ámbito, más si cabe, dentro del complejo mundo de los negocios, otorgando en todo caso, unas primeras impresiones de calidad.

El arte de presentar debemos realizarlo con un ademán que revele modales apropiados que permitan una correcta actuación, cualquiera que sea el contexto en el que ésta se desarrolle. Lo usual es que sea una tercera persona, conocedora de ambas, la que se preste a realizar la misma. Una buena presentación debe ir seguida de un correcto saludo y acompañada de un tratamiento de cortesía. En éste, debemos descartar el empleo del “tú” pues implica connotaciones de afinidad, empleando el “usted” para conceder un trato cortés a aquellas personas que nos sean presentadas por primera vez. Este tratamiento es el adecuado y, además, se ha de observar respecto a los superiores o personas relevantes en la empresa. También son determinantes las pautas establecidas por la superioridad respecto al tratamiento que se debe utilizar entre todos los empleados en la compañía.

En el saber estar y actuar de las relaciones profesionales, al igual que ocurre en las presentaciones de cortesía, en España no existe un precepto legal al respecto, pero si unos usos sociales de comportamiento, que son el reflejo de los valores corporativos de la organización a la que se representa. En este caso, el protocolo organiza la cortesía en la conversación, en ese prolegómeno que son las presentaciones.  En su correcto uso debemos considerar unas circunstancias específicas que constituyan una conducta apropiada, proporcionando a aquél que la realiza una excelente carta de presentación.

En el caso de presentaciones de personas que ocupan un cargo, u ostentan un rango, se ha de facilitar primero la función que desarrolla la persona, para proporcionar después el nombre y apellidos. La mención de aquella es de trascendental importancia, más que el propio nombre o su apellido, pues permite jerarquizar las relaciones en función del estatus que se ostente. Por ejemplo: “Señor Director, le presento al nuevo jefe de Comunicaciones, el señor D. Antonio Goicoechea…”. Si omitimos sus cargos, no distinguiríamos rango alguno entre ellos y les otorgaríamos la misma condición. Veámoslo: “Señor Zúñiga, le presento al señor Goicoechea”. Respecto al orden a seguir en la presentación en estos casos, existe una tendencia generalizada, totalmente respetable, de que ha de ser presentado el de menor rango al de mayor rango. En tal sentido, comparto unos casos ficticios a modo de ejemplo, desarrollados tanto en un ámbito empresarial como social: En un acto de empresa el anfitrión presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y D. Carlos Azcuénaga. “…D. José M.ª permítame presentarle al director general de nuestra empresa, D. Carlos Azcuénaga.  Sr. Azcuénaga, el presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui”. El anfitrión de un cóctel presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y el Embajador Alemán en España. “…Sr. Embajador permítame presentarle al presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui: Sr. Anzoátegui, el Embajador de Alemania en España, D. Heinrich Bielich”.

Debo subrayar, sin embargo, que, dependiendo del caso, por pura funcionalidad de los negocios, a los que se le une también una lógica cortesía, se puede variar ese “orden”, que no deja de ser flexible, para adaptarse a cada situación particular.  En este contexto, comparto las palabras de D. Fernando Fernández, actual director de Relaciones Institucionales e Internacionales del Consejo de Estado, grandísimo experto español en la materia, y con quien tuve el honor de instruirme en esta disciplina en mi maestría. “…Personalmente, respeto esta práctica, pero mi experiencia me obliga a decir que cuando hay autoridades de alto rango siempre nos dirigimos primero al de mayor rango y más siendo delegaciones para que así ellos, si lo estiman oportuno, tengan la oportunidad de dar a conocer al jefe y miembros de la otra delegación, a las personas que le acompañan. En mi opinión es delicado ir presentando a cargos de una empresa o institución y dejar esperando un tiempo, por ejemplo, a un ministro, al presidente de un banco o compañía”.

En las presentaciones de clientes, al contrario de lo que ocurre en la cortesía social, nos hemos de referir primero al miembro de la empresa a la que se pertenece y, acto seguido, mencionar al cliente o invitado.

En las presentaciones entre compañeros de empresa, debemos mencionar su cargo si alguno de ellos o los dos, ostentaran tal condición. En caso contrario, es válido nombrar sus nombres y apellidos, siendo más acertado mencionar también, el departamento en el que desarrollan sus funciones. De este modo, en un contexto formal podría ser: “…Señora Alsogaray o Dña. Marta, le presento al nuevo compañero del departamento de Recursos Humanos, el señor D. Carlos Uriburu.”. Ni que decir tiene, que se podría utilizar el “tú”, dependiendo de la afinidad existente entre los propios compañeros.

En las presentaciones de personalidades sobradamente conocidas, se permite la omisión de su nombre, ya que, en caso de mencionarlo, podría restarle la importancia debida, excepto si se le presenta a una persona que trabaje en un ámbito totalmente diferente o extranjera. Así mismo, y siempre dependiendo del caso, no es necesario indicar su cargo, ya que, en algunas ocasiones no es pertinente indicar: “El Presidente del Gobierno, el señor Sánchez”, cuando es de sobra es conocido por su función.

En este proceso, en el que el desempeño de las relaciones en los negocios debe desenvolverse adecuadamente desde su preámbulo, resulta de interés enlazar estas líneas con la referencia a unas palabras del expresidente y fundador de la República Popular China, Mao Zedong: “Para el largo viaje de las mil millas, hemos de dar bien el primer paso”.

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Redactado por María Amorós, Experta en Protocolo y Relaciones Institucionales

03 Junio 2022, España

Categoria: Protocolo Empesarial 

Referencia: MA03062022BP

Traducido y revisado al ingles por Eric Muhia     

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RETOS DEL PROTOCOLO EEN EL SIGLO XXI (II)

Continuando con la serie de artículos sobre los retos del protocolo esta vez vamos a presentar el segundo: la escasez de literatura científica. Os dejamos al final de este texto el enlace al artículo anterior por si no lo habéis leído.

ENLACE AL PRIMER ARTÍCULO: https://protocoltoday.nl/es/retos-del-protocolo-en-el-siglo-xxi-i/

SEGUNDO RETO: ESCASEZ DE LITERATURA CIENTÍFICA

Probablemente más de uno habréis pensado, ¿y por qué esto es un hecho negativo? La realidad actual es que el conocimiento en las sociedades modernas se construye a través del método científico. Es la única forma en la que nos aseguramos de que las conclusiones a las que llegamos y los hechos que refutamos puedan ser consideramos objetivos y universales. Es así como ha avanzado la ciencia médica, la psicológica o cualquier otra.

El protocolo es una disciplina eminentemente práctica, por lo que no ha habido nunca una necesidad de hacer su registro y estudio. En la actualidad contamos con muchos manuales de protocolo; pero, el problema es que están escritos desde la experiencia profesional del autor y no desde la objetividad que nos otorga la cientificidad. Por tanto, suponen obras subjetivas e individualistas. No es que lo que dicen sea incorrecto, per se, pero solo representa la parcela de la realidad que ha experimentado el autor.

No obstante, a pesar de lo que pueda parecer, este segundo reto, dentro del protocolo no resulta nuevo. Sierra Sánchez & Sotelo González (2008) llevaron a cabo una investigación sobre el estado del protocolo a nivel jurídico y profesional. Su primera conclusión es que poder estudiar la materia del protocolo es complicado por la escasez de material en el que basarse desde una perspectiva científica y académica. Lo curioso del tema es que los autores citan a López Nieto, el cual, 23 años antes, llegaba a la misma conclusión.

Por otro lado, Álvarez Rodríguez (2008b) hace un estudio de la amplia bibliografía de la disciplina hasta el año 2006 siempre que cumpla dos requisitos: autores españoles y material específico de protocolo y ceremonial. El resultado obtenido fue 170 obras y en su análisis concluyó que había una carencia de títulos cuyos autores estuvieran vinculados a la universidad y que había una casi inexistencia de libros considerados de tipo científico-teórico, lo que deja el resto, es decir, la inmensa mayoría, como bibliografía fruto de la experiencia profesional (o no) del autor.

Más adelante, Ramos Fernández (2014) en un artículo científico hace una reflexión sobre la bibliografía protocolar. Considera que el mercado bibliográfico es mejorable. Afirma que la literatura existente está compuesta en su mayoría por gran cantidad de monografías que tienen carácter de manual práctico o descriptivo de gran variedad de temas, pero que no siempre profundizan en el porqué de sus afirmaciones. Es decir, carecen de carácter científico.

Otro trabajo que va en esta línea argumental es el de Pulido Polo (2015). Hace un análisis de la literatura existente en la disciplina y llega a tres conclusiones:

La primera es la misma a la que, desde 1985, han llegado el resto de los autores: la existencia de escasa literatura científica en torno a la disciplina.

Por otro lado, señala que los trabajos que hay tienen muy poca profundidad a la hora de abordar el objeto de estudio y finalmente, añade que muchos de estos trabajos tienen una baja calidad metodológica, careciendo de diseños metodológicos bien construidos donde se definan los métodos y técnicas científicas empleadas para su desarrollo.

Por tanto, este reto tiene una consecuencia directa y genera una situación grave que amenaza la disciplina y que en más de treinta años no ha evolucionado:  la falta de acuerdo terminológico. Eso quiere decir que cada autor define qué es protocolo y sus elementos de una forma diferente, lo cual dificulta aprender qué es y su desarrollo profesional. Si leemos diez libros de protocolo, encontraremos diez definiciones diferentes de la materia y sus conceptos afines. Eso no puede ser. Necesitamos una unidad de conceptos basada en la cientificidad, porque de ese modo se construirá profesión y ciencia en la misma dirección.  

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BIBLIOGRAFÍA

Álvarez Rodríguez, M. L. (2008). Nociones de protocolo desde la bibliografía de sus autoridades. Revista Latina de Comunicación Social, (63), 165-173. Recuperado de http://www.revistalatinacs.org/_2008/15_08_Vigo/ML_Alvarez_Rodriguez.html

Pulido Polo, M. (2015). Ceremonial y protocolo: métodos y técnicas de investigación científica. Revista de Comunicación Vivat Academia, 65, 1137-1156.

Ramos Fernández, F. (2014). El Protocolo como ciencia propia en el ecosistema de la Comunicación. Espacios posibles para transformar una técnica en una disciplina científica. Estudios sobre el Mensaje Periodístico, 19(2), 1075-1089. https://doi.org/10.5209/rev_ESMP.2013.v19.n2.43489

Sierra Sánchez, J., & Sotelo González, J. (2008). El Estado Actual Del Protocolo a Nivel Jurídico Y Profesional. ICONO 14 – Revista de comunicación y nuevas tecnologias, 11, 41.

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Redacctado por Daniel Delmás, Especialista en Protocolo y Eventos

25 Mayo 2022, Países Bajos

Categoria: Protocolo de Negocios

Referencia: DD25052022PN

Fotografía: Fallon Michael

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

CENAR COMO UN DIPLOMÁTICO: LA CORTESÍA Y EL PROTOCOLO EN EL ÁMBITO PRIVADO.  PARTE II

PARTE I

Desde el punto vista organizativo, son necesarios unos objetivos bien definidos que busquen la satisfacción de los invitados y se concreten en un plan de acción que cumpla el propósito definido por los anfitriones.

En su planificación hay que atender a una serie de factores que requieren de una atención especial, y a los cuales voy a referirme.

Idoneidad de la fecha de celebración. En la elección de la fecha intervienen elementos que son de primordial interés en su precisión. Ha de optarse por la más adecuada atendiendo a días festivos, festividades religiosas y convocatorias de otros eventos con interés social relevante o que reúnan a la comunidad diplomática si queremos asegurar la presencia de nuestros invitados.

El listado de invitados. De innegable importancia, ha de realizarse en función del propósito y naturaleza de la cena procurando, para facilitar su desarrollo, una cierta afinidad y homogeneidad que permita un equilibrio de estamentos entre los asistentes. Se ha de confeccionar para ello una lista de comensales, a los que se cursará la posterior invitación, de forma que favorezca el cumplimiento de dicho objetivo.

La Invitación. Tratándose de una cena formal, su forma adecuada es la impresa, admitiendo su estilo diversos formatos. Eso sí, debe contener la información elemental de la cena como son la identidad de los anfitriones, de los invitados y su tratamiento, motivo de la invitación, lugar, fecha, hora, dirección, teléfono de confirmación y etiqueta. Es recomendable sugerir la misma y es gentileza de los invitados, el cumplirla. El sobre debe ser de calidad adecuada, debiendo figurar en el mismo, nombre, cargo y tratamiento de las personas a quienes que va dirigida. Si se trata de una ocasión informal, podrá realizarse verbalmente, por teléfono o en persona, lo más habitual hoy día. La información transmitida ha de ser la misma. En cuanto al plazo de antelación para el envío o su comunicación, la regla clásica recomienda entre quince y veinte días, aunque también sería apropiado entre veinte y treinta.

Elección del menú más conveniente para la ocasión. Aperitivo. Ha de ser suficiente para no saciar el apetito y consistir en dos o, a lo sumo, tres clases de refrigerios presentados en pequeños bocados, que puedan cogerse con la mano y tomarse de una sola vez. Lo ideal en su duración, son unos treinta minutos, pudiendo alargarse un poco más. Comida. El menú ha de ser pensado y elaborado no sólo en función del gusto del anfitrión. Al igual que con el apetitivo, se han de tener en cuenta las posibles incompatibilidades de los invitados con algunos alimentos, en razón de su preferencia alimentaria, por su religión, o debido a sus alergias o intolerancias alimenticias. Bebida. Se recomienda ofrecer una selección de vinos, en sus variedades de blanco y tinto. Agua mineral con y sin gas, zumos, bebidas con y sin alcohol, refrescos y cerveza. Evidentemente durante la cena solo se ofrecerán las variedades de blanco y tinto, agua, y, dada la ocasión, champán o cava.

La Presidencia. Establece el lugar donde han de sentarse los “señores de la casa”, es decir, los anfitriones. Existen dos sistemas de colocación: en el centro de la mesa, como es en el caso de la presidencia francesa, o en los extremos de la misma, como es en el caso de la presidencia inglesa.  En tal sentido, es conveniente determinar su situación.  Si se utiliza el sistema francés, el anfitrión se sienta frente a las ventanas y en el caso de la anfitriona, lo hace frente a la puerta por donde accede el servicio. Sin embargo, en el sistema anglosajón, el anfitrión ha de hacerlo frente a la puerta de entrada de los invitados y la anfitriona, frente a la puerta de acceso del servicio. En los supuestos de comedores con ventanas en un extremo de la habitación, o de comedores sin ventanas, éstos dos sistemas toman el mismo punto de referencia para definir tal posición, la entrada del servicio, quedando ésta frente a la anfitriona. Cesión de la presidencia. Cuando el anfitrión cede su puesto voluntariamente en la cena, ha de ubicarse a la izquierda de quien preside. Sin embargo, en los casos en los que la cesión es obligada, ha de colocarse a su derecha.

Las Precedencias. Son las que van a definir el orden y prelación de los invitados en función de su primacía, rango, nivel o relevancia. Por tanto, son de consideración aún en actos privados, ya que son testimonio de cortesía. Ha de analizarse para ello, caso por caso, a cada uno de los componentes del listado de invitados, teniendo en cuenta dichas prelaciones que permitan realizar una aplicación práctica de las mismas. Éstas se han de utilizar con flexibilidad, de tal forma que los anfitriones son libres de emplearlas como gusten siempre que se sea congruente y justo en su aplicación.

Colocación de los invitados en la mesa. Procederemos a ubicarlos siguiendo el orden de precedencia previamente establecido. Para ello podemos utilizar dos métodos. Sistema del Reloj.  Los comensales se sientan imitando el movimiento de las agujas del reloj, situándose alrededor de los anfitriones comenzando por el invitado número 1 en orden de precedencia, y siguiendo por el número 2 y así sucesivamente:  derecha de la primera presidencia, izquierda de la primera presidencia; derecha de la segunda presidencia, izquierda de la segunda presidencia hasta acomodar a todos los invitados en la mesa. Sistema Cartesiano. La colocación de los invitados sigue la dirección de las aspas de una equis. Se comienza por el invitado número 1 en orden de precedencia, se sigue por el número 2 hasta llegar al último:  derecha de la primera presidencia, derecha de la segunda presidencia; izquierda de la primera presidencia, izquierda de la segunda presidencia hasta ubicar a todos los comensales.

Servicio de mesa. Es indispensable vestir elegantemente la mesa para tal ocasión, con su muletón y mantel, la vajilla, las copas, los cubiertos, las servilletas y los platitos de pan. Todo el conjunto compone el llamado servicio personal de mesa. En su decoración, al estilo de los anfitriones, ha de imperar el buen gusto y no ha de superarse una altura determinada que impida la visión frontal entre los invitados. Respecto a la colocación de los cubiertos y su uso, tomando el plato como centro, lo hacemos en razón de cómo se va a cenar, es decir de fuera hacia adentro.

Bienvenidas y despedidas de los invitados. Los anfitriones deben ser cuidadosos en las formas en lo referente a las bienvenidas y despedidas. Los invitados son recibidos en el vestíbulo o entrada, acompañándolos hasta la salida, cuando se marchen y agradeciéndoles el haber acudido a dicha convocatoria. La despedida de los invitados, una vez concluida la cena, puede comenzar una vez producida la salida del invitado principal. Las fórmulas utilizadas por los organizadores deben ser concisas y afables.

Como decía Aristóteles, “Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito¨.

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Escrito por María Amorós Gurriarán, Experto en Protocolo y Relaciones Institucionales

18 de Abril 2022, España

Categoría: Protocolo

Referencia: MA18042021P

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CENAR COMO UN DIPLOMÁTICO: LA CORTESÍA Y EL PROTOCOLO EN EL ÁMBITO PRIVADO.  PARTE I

Son actos de carácter privado los organizados en función de motivos sociales precisos y suponen una herramienta más en el desarrollo de la labor diplomática. Éstos, aunque se mueven dentro de sus propios patrones, regidos por las disposiciones generales de la relación social, se aúnan también en la esencia del protocolo oficial.  Coinciden ambos en diferentes factores como son los saludos, en la etiqueta, en las precedencias, en las técnicas de ordenación, y otros que hay que considerar, para lograr el éxito que se requiere.

Estos actos debemos celebrarlos con grandes muestras de cortesía, fundamento del protocolo e inherente a la educación, para conseguir el respeto que merecen aquellos que van a asistir a nuestra cena. Empleamos, para ello, el sentido común en cada situación en particular y consideramos la normativa oficial, cuando a la misma asistan personalidades a los que por su rango, cargo o condición haya que prestarles la ineludible importancia que requieren.  En tal sentido, en España en el ámbito oficial, las precedencias están reguladas en el Real Decreto 2.099/83 de ¨Ordenamiento general de precedencias en el Estado”. Requieren mención, además, otras normativas referentes a las mismas, como el Convenio de Viena de 1961. Así, por ejemplo, si a nuestra cena asisten dos o más jefes de misión, según el artículo 16.1 del referido texto, el orden de precedencia entre ellos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación de sus cartas credenciales en el país de destino.

Como en el ámbito privado no existe normativa a tal efecto, los anfitriones en dicha reunión se han de servir de los usos sociales o reglas generales de cortesía para facilitar dicha labor. Destacando las siguientes: de la prioridad de la derecha; de la antigüedad y la edad, ambas son un grado; de la alternancia de sexos, refiriéndome a la colocación de hombres y mujeres de forma alterna en la mesa; del descanso matrimonial, no debe sentarse a matrimonios juntos; de la mujer, ésta tiene la misma precedencia que su marido, salvo aquellos supuestos en que sea ésta la que ocupe un cargo; del respeto a la mujer en la mesa, se ha de servir primero a las señoras, siendo la anfitriona la última de ellas, y a continuación, los caballeros con el anfitrión siendo éste el último en ser servido; del servicio de mesa,  los platos con la comida  se servirán por la izquierda del comensal y su retirada se realizará por la derecha; de las presentaciones, en toda presentación deben cuidarse unas formas, siendo presentado primero, el de menor rango al de mayor; del rango, en caso de igualdad de rango, la preferencia la tiene el extranjero sobre el nacional; de los invitados extranjeros, no se deben sentar juntos a dos invitados que hablen diferente idioma; de la coherencia, se ha de sentar juntas a personas que tengan algo en común; Y un largo etcétera a tener en cuenta para que nuestra reunión sea digna del respeto que confieren las personas a las que agasajamos.

En este contexto, mención especial merece el Embajador D. José Antonio de Urbina y de la Quintana, uno de los más destacados expertos españoles en la materia, y con quien tuve el grandísimo privilegio de aprender esta disciplina en mi maestría. “El protocolo, especialmente el cotidiano, no es un corsé, es un medio hacia un fin”.  Éste, por tanto, es flexible y sirve para facilitar la convivencia y asegurar la eficacia del acto a celebrar por quienes lo organizan, los anfitriones.  A ellos corresponde discernir como quieren organizar su cena, ya que la flexibilidad del protocolo en este ámbito les permite orientarlo a su manera, a su gusto, sin salirse de unas directrices marcadas para asegurar la eficacia de dicha celebración.

Para concluir me permito recordar unas palabras del expresidente de la Generalitat de Cataluña, Josep Tarradellas que encajan perfectamente con el patrón que considero ha de regir no sólo en este tipo de eventos, sino en la vida en general. “Para hacer las cosas bien, hay que hacerlas de una cierta manera”.

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Redactado por María Amorós Gurriarán, Experto en Protocolo y Relaciones Institucionales

13 de Abril 2022, España

Categoría: Protocolo

Referencia: MA134022021PI

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

EL PROTOCOLO EN LA ATENCIÓN AL CLIENTE

Cada vez las organizaciones introducen modernas estrategias para maximizar sus ventas, a partir de exhibir elevados niveles de atención al cliente. Lograr la ansiada fidelidad se traducirá en una mayor confianza a la empresa; incrementará la rentabilidad; aumentará las transacciones gracias a los clientes contentos dispuestos a adquirir otros servicios o bienes; consumidores nuevos captados por referencias de los usuarios; disminución de costos en marketing, reclamaciones y acciones legales; reducción de quejas y gastos; sobresaliente reputación de la organización, etc.

Al respecto, reitero la necesidad de enmarcar con profesionalismo la selección del personal encargado de la atención al cliente y todos los lineamientos inherentes a esta función. No siempre las compañías brindan la preparación, el soporte, los recursos y los mecanismos para asegurar un desempeño asertivo, eficiente y análogo con su identidad corporativa y, especialmente, con los estándares anhelados.

Dentro de este contexto, tengamos en cuenta que el “protocolo” -entendido como una herramienta de gestión encaminada a posibilitar el cumplimiento de determinado objetivo- se orienta al acatamiento de fines específicos y, por lo tanto, se incorpora con gradualidad para hacer eficaz el trato con la clientela.

Cabe preguntarnos ¿Tiene importancia el protocolo en la atención al cliente? Su trascendencia es indudable e incluso concluyente para asegurar su calidad, sostenibilidad y éxito. En tal sentido, coincido con lo aseverado por el experto internacional en ventas Alvaro Arismendy Valencia: “Un protocolo de atención es la forma de plasmar, para toda la organización, el modo de actuar deseado frente al cliente, buscando unificar los criterios, conceptos, creencias e ideas diversas que se puedan tener respecto a qué es una buena atención”.

Este “protocolo” debe estar organizado y materializado en un “Manual de Protocolo en la Atención al Cliente” que describa reglas, procedimientos, etapas, acciones y criterios dentro de los que se encamina el vínculo con el público. Garantiza seguir una misma línea de intercambio para responder interrogantes y reclamos sin contratiempos; será sencillo y aplicable en cada canal de comunicación (presencial, electrónico, telefónico e impreso).

Uno de los elementos inspiradores en su elaboración está referido a la visión, misión, valores, políticas y otros componentes de la identidad corporativa. Tengamos presente: en el servicio deben reflejarse, de forma continua y sin ambigüedades, estos pormenores. Seguidamente comento varios aspectos para su preparación y puesta en vigencia.

¿Quién y cómo se elabora? Aconsejo que sea un especialista en esta temática y que, al mismo tiempo, esté informado del funcionamiento de la organización. Es necesario que su confección sea antecedida de una amplia y minuciosa recopilación de documentación, consultas, discusiones y recojo de opiniones de quienes laboran en las áreas afines al cliente.

Algunos de los pasos necesarios a seguir son: especificar la visión y misión del negocio; enumerar las funciones de los empleados; definir en qué consiste un óptimo servicio; establecer las normas de un representante de atención al cliente; describir las pautas de interacción en cada canal de comunicación y mostrar un plan de contingencia. 

El “Manual de Protocolo en la Atención al Cliente” especificará las etapas del servicio, las que guardarán relación con las características empresariales, el público, etc. Habitualmente el proceso engloba tres etapas básicas. Apertura: una bienvenida y saludo que lo haga sentirse tratado con respeto y consideración; análisis y comprensión: escuchar sus necesidades y peticiones; solución: buscar resolver sus inquietudes y lograr su satisfacción. Éstas deben cumplirse independientemente de los conductos utilizados.

Contar con este documento tiene visibles ventajas. Primero, uniformización de los procesos: se refleja en la ejecución de las operaciones dentro de un marco de coherencia establecido; segundo, atención eficiente y continua: certificar que la calidad de la atención sea constante y permanente en todos los colaboradores; tercero, modelo de capacitación: facilita usarlo como guía en el entrenamiento del personal y reforzar su vigencia mediante actividades de mejora; cuarto, fortalece a los representantes de atención al cliente: permite reforzar sus conocimientos y los procedimientos, por contener información útil para resolver situaciones de conflictos; quinto, soslaya pérdidas económicas: se evitarán los costos que conllevan las negativas acciones en la atención.

Al concluir su redacción se recomienda desplegar un programa de inducción y capacitación con la finalidad de acreditar su cabal aplicación, supervisar su ejecución, instituir estímulos por su acatamiento e introducir modificaciones en función de nuevas realidades internas o externas. Un ejemplo visible está referido a lo acontecido con la pandemia.

Brindémosle una actuación seria y conexa con las expectativas del público. Evoquemos la conveniente e ilustrativa expresión del escritor, filósofo y teólogo suizo Johann Caspar Lavater, coincidente para el ámbito de la atención al cliente: “Si quieres ser sabio, aprende a interrogar razonablemente, a escuchar con atención, a responder serenamente y a callar cuando no tengas nada que decir”. http://wperezruiz.blogspot.com/

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Redactado por Wilfredo Pérez Ruiz, Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas. 

11 de Abril 2022, Perú 

Categoría: Protocolo

Referencia: WP11042021P

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

¿EN QUÉ CONSISTE UN ARTÍCULO DE OPINIÓN?

En el periodismo escrito el “género de opinión” es uno de los más recurrentes y al que muchos apelamos en el afán de exponer una determinada trama específica. Dentro de este contexto, existe el denominado “artículo de opinión” a cuyas características, ventajas y pormenores quiero referirme.

En esta variedad periodística el autor manifiesta su posición sobre puntos de disímil    actualidad. El encargado de su redacción no obligatoriamente es periodista; con frecuencia es un experto con relevancia en el ámbito académico, social, económico y cultural. Conviene indicar que debe enfrentarse las limitaciones impuestas en relación a su extensión: cada medio establece sus pautas.

Tiene insoslayable importancia contar con explicaciones cualitativas orientadas a reforzar las apreciaciones reveladas. Observo con preocupación “artículo de opinión” con abundante información, pero ausentes del criterio de quien lo firma. También, compruebo lo contrario: textos con un sentir huérfano de componentes argumentativos, etc.

En tal sentido, reitero: no consiste en incorporar amplias, desordenadas y prodigiosas indagaciones. Debe exhibir una secuencia convincente acorde a la estructura previamente definida. Evadamos improvisar, colocar ideas alejadas de la coherencia temática, invocar a oraciones comunes e insertar términos altamente individuales y emocionales en perjuicio de la credibilidad.

El “artículo de opinión” posee una introducción, que detalle lo más sobresaliente de manera concisa, para situar al lector en el campo a tratar; un cuerpo, que desarrolla el análisis con fundamentos y ejemplos y, por último, una conclusión o resumen: puede contener una síntesis o una frase invitando a la reflexión. Sugiero recurrir, en el afán de otorgar calidad expositiva, a casuísticas, datos, expresiones y sátiras. Esta última hay que aprovecharla con prudencia, no todos tienen la solvencia e ilustración para entender su significado.

Esta clase de contenidos, insisto, esquiva plantear imperiosamente asuntos de inmediata vigencia. Pero, deberá abordar innegables cuestiones de interés general de las más diversas áreas. Su creador tiene la libertad, dependiendo la pluralidad de la empresa, de exhibir una visión alineada o discrepante con el medio; es necesario elegir un título original, breve y que suscité atención; está dirigido a una audiencia, no precisamente fascinada en una materia; presenta una mirada enfilada a despertar un juicio analítico.

El “artículo de opinión” es publicado habitualmente en la página editorial o de opinión. Aunque puede colocarse en el espacio definido por el editor o jefe de redacción; con asiduidad se cuenta con una amplitud de colaboradores, cuyos escritos salen a la luz en de acuerdo a la coyuntura. Se diferencia de un columnista por carecer de fecha exacta y lugar de aparición.

A partir de mi experiencia quiero relatar cómo empieza todo. Apunto en mi pequeña libreta algo de aparente utilidad que escucho, veo, converso o experimento. Esa acotación puede soslayar poseer trascendencia o tal vez marque el punto de partida. Seguidamente, me pregunto acerca de su atracción y oportunidad y, con especial énfasis, de mi conocimiento. En ese aspecto declino involucrarme en tópicos ajenos a mi dominio. Cuando decido embarcarme en su escritura, confecciono un mapa conceptual, investigo e incluso platico con personas cuyos alcances serán bienvenidos.

En infinidad de situaciones me acompañan miedos e incertidumbres. Rehúyo asumir con facilidad el empeño de estar frente a la vibrante posibilidad de influir, con mis aportes, subjetividades y afirmaciones, en el público al que presento cada contribución con espíritu punzante y pedagógico. Éste responde siempre a mi intención de lograr superar al anterior, pero nunca mejor al que todavía tengo pendiente anotar. Esta aventura me sumerge en un océano de gozo, producción, atrevimiento y satisfacción.

Mención aparte merece el disciplinado proceso de corrección. Este paso está encaminado no solo a enmendar omisiones, matices gramaticales e incluye una revisión, desde una perspectiva serena, de su construcción, enfoque y contenido. En ocasiones someto el borrador final a la observación de quien podría brindarme una mirada más acuciosa. Si es alguien desvinculado de lo abordado, se hace más enriquecedor el contraste de pareceres.

Es insoslayable dedicar un tiempo para su elaboración y evaluación. No puedo, ni debo -bajo ninguna circunstancia- incurrir en el apresuramiento. Este cometido exige conexión con las ideas y, además, lucidez para renunciar a cualquier intranquilidad e impaciencia. La creación tiene sus etapas y estimo que, quienes estamos inmersos en este quehacer, debemos disfrutar de cada una sin apremios.

Dependiendo el mensaje desarrollado es indispensable que el “artículo de opinión” refleje, sin disimulo ni ambivalencias, mis valores, ideales, posturas e ilusiones. Me esfuerzo en traslucir mi identidad, con todo lo que conlleva. Considero un imperativo ético y, por lo tanto, un gesto de autenticidad por encima de su aceptación en términos personales e intelectuales.

Concluyo compartiendo una revelación -en relación a los motivaciones que me infunden escribir- expuesta en mi nota “Tres décadas esparciendo semillas” (2015): “…Es una manifestación de disconformidad y sublevación frente a una comunidad lacerada por la indiferencia, la apatía, la mediocridad, el egoísmo transformado en un estilo de subsistencia, la falta de identidad corporativa, la escasa o nula habilidad crítica y, en consecuencia, una acentuada incapacidad para cuestionar un conjunto de comportamientos que bloquean nuestra cohesión social”.

Este hermoso proceso de reaprendizaje me alienta a redescubrir la enorme valía de emplear la palabra como elemento de educación, persuasión, cavilación y aliciente en la transmisión de un mensaje con el anhelo de agitar conciencias, estimular cambios, incitar ilusiones, sembrar reacciones colectivas y reorientar conductas. Me complace evocar los vocablos de Miguel de Cervantes y Saavedra, una de las máximas figuras de la literatura española: “La pluma es la lengua del alma”.

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Redactado por Wilfredo Pérez  Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social y relaciones públicas.

15 Marzo 2022, Perú

Categoría: Protocolo de negocios

Referencia: WP15032022PN

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

RETOS DEL PROTOCOLO EN EL SIGLO XXI (I)

Como hemos ido viendo en otros artículos El Protocolo en el siglo XXI

y El Origen del Protocolo, el protocolo es una disciplina compleja y muy transversal que tiene desafíos a los que enfrentarse. La literatura científica consultada nos ha dado como resultado que la disciplina tiene cinco restos para el s. XXI. Este será el primer artículo de una serie de cinco donde hablaremos de todos ellos. 

PRIMER RETO: DESCONOCIMIENTO

El primer reto versa sobre el desconocimiento en general que se tiene sobre qué es el protocolo, no solo por el público en general, sino también por los medios de comunicación. Si te dedicas a esta profesión no me cabe duda de que sabes a qué me refiero. Si saliéramos a la calle y preguntáramos a las diez primeras personas que encontráramos si saben qué es el protocolo, probablemente sus respuestas harían referencia a cómo colocar los cubiertos en la mesa o a que eso es cosa de la realeza.

Pero no somos, ni mucho menos, los primeros en afirmar este hecho. Otros profesionales han afirmado antes que la sociedad en general no conoce qué es el protocolo, ya que lo asocia a fastos, gastos innecesarios, comidas, etc. (Fuente Lafuente, 2013, p. 4) Palabras que nos han evocado otros artículos recientes en prensa escrita y digital donde, con el fin de denunciar casos de políticos que consideran han hecho un exceso de gasto, lo titulan asociándolo al protocolo.

Pero imaginemos por un momento que cualquiera de esas personas quisiera profundizar en internet sobre el tema. ¿Qué ocurriría?

En los últimos años ha habido un «esplendor» de los contenidos en protocolo en la red, ya sea en formato web, blog, videoblog, etc. Cualquier persona que quisiera aprender sobre nuestra profesión podría ir a internet y hacer una investigación fácilmente. Por tanto, la pregunta sería, ¿qué se van a encontrar?

María Gómez Requejo colaboradora del proyecto Protocol Bloggers Point (PBP), un espacio dedicado a recoger todos los blogs en diversos idiomas que existen cuya temática es el protocolo, escribía un artículo donde hacía un análisis de este espacio web. Sus conclusiones fueron:

  • El 7,6% de los blogs que se recogen en este espacio podemos considerarlos hechos por investigadores del mundo del protocolo.
  • El perfil de los blogueros es de un 15,8% aficionados y un 84,2% profesionales de todos los ámbitos del sector protocolo/eventos.
  • De estos últimos, los profesionales, solo un pequeño porcentaje son investigadores, y, por tanto, tratan el tema desde una perspectiva científica.
  • El contenido no solo está redactado en español, sino también en inglés. Hay blogueros residentes en 11 países distintos.
  • Las temáticas específicas de los blogs son ocho, pero las principales que recogen la mayoría de los casos son cuatro: comunicación, eventos, protocolo y ceremonial e imagen personal y etiqueta.

A continuación, la autora se centra en las publicaciones que existen alrededor del protocolo con un carácter científico. En este ámbito, se indica que existe una en activo, la Revista de Estudios Institucionales editada por la UNED (en español), y la revista Compé, la cual editó su último número el pasado año 2014.

La segunda parte de este gran desconocimiento sobre el protocolo viene de la mano de los medios de comunicación. Tanto los tradicionales como los digitales.

Carlos Fuente hace una primera aproximación al fenómeno del protocolo en los medios de comunicación. En su opinión, hay una tendencia ha identificar el protocolo y sus actos oficiales en el entorno de la realeza. Esto tiene una consecuencia muy directa, que no es otra que calificarlo de estricto y encorsetado. Fuera del ámbito oficial lo encuadran en los buenos modales y el saber estar (Fuente Lafuente, 2013b, p. 170).

Esta visión que transmiten en general los medios tiene una consecuencia clara: la distorsión social del concepto. El público en general aprende por los medios que la disciplina básicamente es fiestas, montajes innecesarios, etiqueta y otras frivolidades. Por ello, medios y sociedad relacionan protocolo con gastos superfluos. 

Y al respecto de los medios, encontramos un estudio más reciente donde se analiza este aspecto en medios digitales -prensa, radio y televisión- en el periodo comprendido entre 1979 a 2016 (De la Serna Ramos, 2017).

Desde luego, una de las cosas que deja claras desde el principio la investigación es que, aprender qué es el protocolo a partir de los medios de comunicación es imposible. Y que, con la aparición de los medios digitales y las redes sociales, la situación ha empeorado. La asociación del término protocolo viene ligada a temas de indumentaria o de educación social únicamente. La impresión que se tiene es que pareciera que, a los medios no les interesa en absoluto si el uso es correcto o no, puesto que lo que necesitan es un titular que atraiga a los lectores. Decir «el Papa Francisco se ha saltado el protocolo» tiene mucho más gancho para el lector que «el Papa Francisco se ha parado a hablar con un conocido».

En definitiva, que el público no conozca la disciplina es una cosa, que en mayor o menor medida tiene una solución «fácil» con la difusión de conocimiento, pero tener que cambiar y corregir lo que las personas han ido oyendo una y otra vez en medios de comunicación, le da un cariz diferente a una situación de por sí difícil para el protocolo.

A pesar de ello, De las Serna Ramos, en su investigación llega a cuatro conclusiones:

  • No se puede afirmar que siempre se haga un uso incorrecto del término protocolo en medios, puesto que en algunas ocasiones el uso es adecuado y riguroso.
  • En segundo lugar, que, en el caso español, con la llegada de la democracia, la disciplina empieza a encontrar su sitio en los medios relacionado con las autoridades o clase política.
  • Por otro lado, que en los primeros años del s. XXI se detecta un aumento en las incorreciones del uso del término y la disciplina. Éste va ligado a la etiqueta apareciendo en las secciones de sociedad de nuevo.
  • Finalmente, y viendo que la situación es más negativa que positiva, De la Serna Ramos propone una medida encaminada a la mejora de la situación de ésta disciplina en el ámbito de los medios: incluir asignaturas de protocolo en los grados y estudios de periodismo. Actualmente, solo dos universidades que cuentan con los estudios de Periodismo ofrecen esta opción.

Por consiguiente, esta situación es complicada de revertir y supone el primer gran reto que tiene el protocolo en el s. XXI. Hay, sin duda, un gran desconocimiento por parte del púbico en general, y esta situación no parece que vaya a mejorar a tenor de la situación descrita con los medios de comunicación.  

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BIBLIOGRAFIA

De la Serna Ramos, M. (2017). Tratamiento del protocolo en los medios de comunicación. Una aproximación. Revista de Estudios Institucionales, IV, 11-26.

Fuente Lafuente, C. (2013a). Los necesarios cambios en el Ceremonial de Estado. Compé. Revista Científica de Comunicación, Protocolo y Eventos, 4-19.

Fuente Lafuente, C. (2013b). Percepción de los medios de comunicación sobre el protocolo. Compé. Revista Científica de Comunicación, Protocolo y Eventos, 1, 156-173.

Gómez Requejo, M. (2017, junio 27). La importancia de los blogs en la divulgación/difusión del protocolo. El caso “Protocol bloggers point”. Revista Estudios Institucionales, 4(6), 117-136. Recuperado de http://revistas.uned.es/index.php/EEII/article/view/18862

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Redactado por Daniel Delmás, Profesional en eventos y protocolo.

15 de Febrero 2022, Países Bajos

Categoria: Protocol 

Referencia: DD15022022P    

“Somos una empresa de desarrollo de capacidades que conecta valores, culturas, organizaciones, individuos y sociedades en todo el mundo”

CONFERENCIA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO & DIPLOMACIA FLEXIBLE 2021

CONFERENCIA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO & DIPLOMACIA FLEXIBLE 2021

Conocer aspectos concernientes a la diplomacia, el protocolo, la cultura y las habilidades blandas, en tiempos de ineludibles lazos globales, son determinantes para lograr los objetivos propuestos en un acercamiento empresarial. Estamos viviendo tiempos en los podemos arribar a favorables intercambios corporativos a partir de entender la dimensión y el impacto de la relación personal.

Un exitoso trato de negocios empieza con la próspera vinculación iniciada entre las partes involucradas; en consecuencia, implica analizar los buenos modales, la inteligencia interpersonal, el lenguaje corporal, la comunicación asertiva, la imagen personal, entre otros componentes que conviene comenzar a apreciar e interiorizar. Por cierto, en todo enlace individual estarán presentes factores subjetivos y emocionales con los que estamos obligados a convivir.

Dentro de este contexto, se realizó con notable éxito los días jueves 9 (en inglés) y viernes (en español) 10 de diciembre 2021 la “Conferencia Internacional de Protocolo y Diplomacia Flexible” -organizada por PROTOCOLTODAY, prestigiosa consultora y academia holandesa especializada en consultoría y capacitación en protocolos y formación en competencias empresariales internacionales. ProtocolToday es también el editor del Magazine Mentalidad Global- que contó con destacados ponentes, participantes de 33 países, más de 12 embajadas, destacados empresarios, y periodistas de Diplomat Magazine EU.

Esta interesante conferencia virtual abordó temas tendientes a complementar aquellas cuestiones que, en múltiples ocasiones, se omiten a pesar de sus imprescindibles repercusiones en la negociación con clientes y posibles socios estratégicos. Tengamos en cuenta: en el mundo de los negocios se aplican determinados “códigos” de reciprocidad humana válidos para cualquier contexto en el que nos situamos. En tal sentido, quiero comentar las cinco documentadas ponencias en el idioma español.

El programa empezó con la presentación del profesor Dewanand Mahadew, director general de NewEconomyStrategies (Países Bajos), a cargo del tópico “Comunicación Impactante en los Negocios Internacionales”. Enfatizó la necesidad de poseer cautela y tacto a fin de evitar situaciones ofensivas y aseveró “el tino ayuda a una buena negociación y se debe comunicar de una manera tranquila y positiva”. Recomendó aplicar con agudeza la comprensión, la empatía, el respeto, la prudencia y la compasión.

Resaltó la urgencia de “sabernos desenvolver y navegar en todo el mundo de forma fácil. Es decir, ser capaces de ´sentirnos en casa´ para evitar ser vistos como extraños. Para esto hay que desarrollar una mentalidad global y entender y aprender sobre cultura, política y sistemas económicos para familiarizarnos con el país que visitamos”. Su intervención incluyó la globalización al precisar: “El mundo globalizado exige conectar competencias. Esto significa sentirnos cómodos y queridos en el lugar que visitamos. Debemos tener la capacidad de conectarnos con otras personas a pesar de las diferencias existentes”.

Hizo referencia a las destrezas interpersonales para “comunicar, persuadir y negociar y, además, tener una mentalidad crítica”. Es decir, ser conscientes de lo que hacemos de forma creativa, responsable y gozar de una imagen correcta. Sugirió desplegar las “habilidades de conocimiento, aprendizaje e imaginación”. Por último, reseñó los alcances de la apariencia y la manera de expresarnos, verbal y no verbal, en una conversación de negocios. Aparte de la primera impresión generada -que tarda unos cuantos segundos- y el concepto que se harán de nosotros.

Por su parte, el licenciado René Spaan, líder del proyecto Smart Mobility (Países Bajos), abordó “Anécdotas Personales sobre la Diplomacia Mexicana”.  Empezó con una revelación inherente a su experiencia: “Si trabajas como muchas personas puede que existan quienes no cumplan con su palabra”, en referencia a la ausencia de seriedad en el ámbito empresarial. Puso especial énfasis en la credibilidad y en los factores “legales y financieros” en los negocios.

A partir de su reconocida trayectoria recomendó, al entablar acuerdos comerciales con México, “entender la cultura azteca para familiarizarse con las características culturales del país en el que se hace negocios”. Fue contundente en reiterar que este país no es “puro narcotráfico o actividades ilícitas” como se exhibe con frecuencia a través de los medios de comunicación a nivel internacional. Es una nación con un extraordinario potencial para hacer inversiones y posee una rica diversidad histórica.

El licenciado Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo (España), trató “Protocolo: Sentimiento para Comunicar” estableció varias precisiones concluyentes orientadas a entender la función del protocolo y aseveró “el protocolo no es otra cosa que técnicas para organizar y se deben ocupar en cada país en función de las formas vigentes para comunicar. Hay que situarlo en el contexto en el que vivimos”.

Expuso acerca de canalizar las distintas impresiones de los concurrentes a un evento a fin de hacer de éste una sensación inolvidable y, especialmente, afirmó que las ciencias sociales deben incorporarse en el protocolo para garantizar el objetivo propuesto. Fue terminante al decir: “Cada evento debe ser una experiencia capaz de generar en el público sentimientos y emociones”.

Aludió acerca de la “marca personal” y cómo contribuye a singularizar, definir y diferenciar. “Para singularizar y potenciar la marca de la entidad debemos generar impacto”, acotó.  Es un trabajo que compete, de forma organizada, a todas las áreas de la empresa y “pensando en una estrategia global de comunicación”. Finalmente, anotó “debemos cambiar el idioma o las palabras que empleamos los expertos en protocolo para adecuarnos al público. Corresponde trasladar el mensaje del protocolo en forma sencilla a la sociedad”.

La magister Adriana Flores, experta en Protocolo & Diplomacia, y fundadora de ProtocolToday (Países Bajos), al disertar el tema “El Impacto del Protocolo y las Habilidades Diplomáticas en los Negocios Internacionales” comentó como la “internacionalización” ha afectado la vida alrededor del mundo.  Por lo tanto, dijo “debemos saber conectarnos y estar capacitados para tratar con empresarios y proveedores. Requerimos conocer las normas de etiqueta, protocolo y ética profesional”.

Destacó la trascendencia de los conocimientos en el permanente crecimiento profesional y cómo “facilitarán que se abran nuevas puertas en el escenario laboral” y enfatizó “cada uno de nosotros debe ser el mejor embajador de su propio país en el mundo”. Compartió su variada experiencia -en diversos escenarios internacionales- y propuso crear un estilo de “vida de negocios” para trabajar.

No evadió referirse a la connotación de la “imagen personal”. Aconsejó “dar la primera buena impresión con impacto. En cuestión de negocios la etiqueta es muy importante. Debemos adaptarnos al lugar al que vamos a hacer negocios”. Reflexionó sobre el comportamiento comedido que incluye valores, ética y, claro está, una trayectoria impecable que inspire respeto y confianza.

Subrayó que “conviene estar al tanto de las jerarquías del país que visitamos y conocer las banderas y símbolos. Las banderas de una empresa no deben estar al lado de los emblemas de los Estados. Debemos saber sobre los asuntos concernientes a los regalos. Las compañías y embajadas deben tener su propio protocolo de los regalos en donde establecen precios, detalles y formas de entrega. Es un símbolo de amistad que significa ´usted es importante y lo apreciamos´” y exhortó dar la tarjeta profesional en concordancia con el contexto cultural de la región en la que nos encontramos.

El licenciado Héctor G. Pérez, presidente de la Cadena Empresarial Enlazadot (México), al sustentar “La Resiliencia Empresarial” formuló un amplio e interesante recuento de la situación en su país y afirmó “en México cuando va mal es cuando más sacamos fuerzas”. Recalcó la “resiliencia” como la capacidad para adaptarnos a una situación adversa, obteniendo resultados positivos.

Fue categórico en su visión sobre el proceso de adaptación y evolución en México para los tiempos venideros. “Las redes sociales y la digitalización han ayudado a captar dinero”, puntualizó. Por último, dio un mensaje esperanzador al incidir: “Debemos creer en nosotros. No vale la pena sino creemos en cada uno de nosotros. Es un condimento en nosotros. Tenemos que ser empáticos con los demás en momentos adversos”.

Un encuentro enriquecedor, reflexivo, colmado de aportes y encaminado a resaltar el alcance y valía, en su real y amplia connotación, del protocolo como un imprescindible componente del quehacer corporativo y, por lo tanto, una disciplina imperiosa de emplear en el siempre anhelado engrandecimiento corporativo. Evoco las pertinentes y vigentes palabras de Adriana Flores: “El poder del protocolo es importante; es el arte de la comunicación”.

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Redactado por Wilfredo Pérez Ruiz, Docente, comunicador y consultor en protocolo, ceremonial, etiqueta social, relaciones públicas  y escritor para Magazine Mentalidad Global

19 de Diciembre 2021, Peru

Categoria: Protocolo de Negocios, Conferencia

Referencia: WP191221PNC

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