El protocolo en el ámbito profesional se constituye como un instrumento facilitador de la actividad de la empresa, que le permite abordar con éxito la proyección y ejecución en los negocios. Toda actividad corporativa precisa de esta útil herramienta, pues, sin duda, lo reviste de representatividad, imagen, valores y una entidad propia que posibilita su competitividad y eficacia.
En el entorno empresarial la presencia tan notoria de encuentros de trabajo, actos sociales y demás acontecimientos en los que intervienen altos ejecutivos, empresarios, directivos y personal de empresas e instituciones, precisa de unas normas de comportamiento que permitan abordar con éxito el preámbulo de las relaciones entre personas desconocidas. Las presentaciones son, por ello, primordiales para entablar un vínculo o relación temporal en tales circunstancias. Son una de las acciones más usuales dentro del protocolo, en todos sus ámbitos (oficial, social y profesional). En tal sentido, es innegable destacar su importancia en cualquier ámbito, más si cabe, dentro del complejo mundo de los negocios, otorgando en todo caso, unas primeras impresiones de calidad.
El arte de presentar debemos realizarlo con un ademán que revele modales apropiados que permitan una correcta actuación, cualquiera que sea el contexto en el que ésta se desarrolle. Lo usual es que sea una tercera persona, conocedora de ambas, la que se preste a realizar la misma. Una buena presentación debe ir seguida de un correcto saludo y acompañada de un tratamiento de cortesía. En éste, debemos descartar el empleo del “tú” pues implica connotaciones de afinidad, empleando el “usted” para conceder un trato cortés a aquellas personas que nos sean presentadas por primera vez. Este tratamiento es el adecuado y, además, se ha de observar respecto a los superiores o personas relevantes en la empresa. También son determinantes las pautas establecidas por la superioridad respecto al tratamiento que se debe utilizar entre todos los empleados en la compañía.
En el saber estar y actuar de las relaciones profesionales, al igual que ocurre en las presentaciones de cortesía, en España no existe un precepto legal al respecto, pero si unos usos sociales de comportamiento, que son el reflejo de los valores corporativos de la organización a la que se representa. En este caso, el protocolo organiza la cortesía en la conversación, en ese prolegómeno que son las presentaciones. En su correcto uso debemos considerar unas circunstancias específicas que constituyan una conducta apropiada, proporcionando a aquél que la realiza una excelente carta de presentación.
En el caso de presentaciones de personas que ocupan un cargo, u ostentan un rango, se ha de facilitar primero la función que desarrolla la persona, para proporcionar después el nombre y apellidos. La mención de aquella es de trascendental importancia, más que el propio nombre o su apellido, pues permite jerarquizar las relaciones en función del estatus que se ostente. Por ejemplo: “Señor Director, le presento al nuevo jefe de Comunicaciones, el señor D. Antonio Goicoechea…”. Si omitimos sus cargos, no distinguiríamos rango alguno entre ellos y les otorgaríamos la misma condición. Veámoslo: “Señor Zúñiga, le presento al señor Goicoechea”. Respecto al orden a seguir en la presentación en estos casos, existe una tendencia generalizada, totalmente respetable, de que ha de ser presentado el de menor rango al de mayor rango. En tal sentido, comparto unos casos ficticios a modo de ejemplo, desarrollados tanto en un ámbito empresarial como social: En un acto de empresa el anfitrión presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y D. Carlos Azcuénaga. “…D. José M.ª permítame presentarle al director general de nuestra empresa, D. Carlos Azcuénaga. Sr. Azcuénaga, el presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui”. El anfitrión de un cóctel presenta a dos de sus invitados entre sí: El presidente de Unión Fenosa y el Embajador Alemán en España. “…Sr. Embajador permítame presentarle al presidente de Unión Fenosa, D. José M.ª Anzoátegui: Sr. Anzoátegui, el Embajador de Alemania en España, D. Heinrich Bielich”.
Debo subrayar, sin embargo, que, dependiendo del caso, por pura funcionalidad de los negocios, a los que se le une también una lógica cortesía, se puede variar ese “orden”, que no deja de ser flexible, para adaptarse a cada situación particular. En este contexto, comparto las palabras de D. Fernando Fernández, actual director de Relaciones Institucionales e Internacionales del Consejo de Estado, grandísimo experto español en la materia, y con quien tuve el honor de instruirme en esta disciplina en mi maestría. “…Personalmente, respeto esta práctica, pero mi experiencia me obliga a decir que cuando hay autoridades de alto rango siempre nos dirigimos primero al de mayor rango y más siendo delegaciones para que así ellos, si lo estiman oportuno, tengan la oportunidad de dar a conocer al jefe y miembros de la otra delegación, a las personas que le acompañan. En mi opinión es delicado ir presentando a cargos de una empresa o institución y dejar esperando un tiempo, por ejemplo, a un ministro, al presidente de un banco o compañía”.
En las presentaciones de clientes, al contrario de lo que ocurre en la cortesía social, nos hemos de referir primero al miembro de la empresa a la que se pertenece y, acto seguido, mencionar al cliente o invitado.
En las presentaciones entre compañeros de empresa, debemos mencionar su cargo si alguno de ellos o los dos, ostentaran tal condición. En caso contrario, es válido nombrar sus nombres y apellidos, siendo más acertado mencionar también, el departamento en el que desarrollan sus funciones. De este modo, en un contexto formal podría ser: “…Señora Alsogaray o Dña. Marta, le presento al nuevo compañero del departamento de Recursos Humanos, el señor D. Carlos Uriburu.”. Ni que decir tiene, que se podría utilizar el “tú”, dependiendo de la afinidad existente entre los propios compañeros.
En las presentaciones de personalidades sobradamente conocidas, se permite la omisión de su nombre, ya que, en caso de mencionarlo, podría restarle la importancia debida, excepto si se le presenta a una persona que trabaje en un ámbito totalmente diferente o extranjera. Así mismo, y siempre dependiendo del caso, no es necesario indicar su cargo, ya que, en algunas ocasiones no es pertinente indicar: “El Presidente del Gobierno, el señor Sánchez”, cuando es de sobra es conocido por su función.
En este proceso, en el que el desempeño de las relaciones en los negocios debe desenvolverse adecuadamente desde su preámbulo, resulta de interés enlazar estas líneas con la referencia a unas palabras del expresidente y fundador de la República Popular China, Mao Zedong: “Para el largo viaje de las mil millas, hemos de dar bien el primer paso”.
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